Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d)

elexon braucht Dich als

Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d)
für die Mobilitätswende und die Unterstützung der Geschäftsführung (Standort Aachen)

elexon wurde im Jahr 2019 mit dem Ziel gegründet, den Ausbau der Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge und Energiemanagement Lösungen in ganz Europa voranzutreiben. Mit seinen 360°-Ladeinfrastrukturlösungen bietet elexon umfassende Plug-and-Play-Lösungen für die Planung, Installation und den Service von effizienten E-Fahrzeug-Ladeparks aus einer Hand.

Seit Ende 2023 gehört elexon zu 100 Prozent zu VARO Energy.

VARO Energy ("VARO") ist der Partner der Wahl für Kunden bei der Energiewende, und bietet nachhaltigen und zuverlässigen Energielösungen an, die für die Dekarbonisierung benötigt werden.
Diese strategische Partnerschaft ermöglicht es elexon, seine Position als Branchenführer im Bereich Logistik zu festigen, seine Vorreiterrolle in anderen Segmenten auszubauen und gemeinsam mit VARO innovative Lösungen für die Herausforderungen des sich wandelnden Energiemarktes zu entwickeln.

• Deine Mission bei uns - DEN RÜCKEN FREIHALTEN DURCH EIGENINITIATIVE
• In dieser Rolle bist Du weit mehr als eine klassische Assistenz – Du bist die operative Schaltzentrale, die CEO und dem Vice President den Rücken freihält. Dein Ziel ist die maximale Entlastung durch eigenverantwortliches Handeln und vorausschauende Organisation:
• Aktive Termin-Regie: Du koordinierst und steuerst die Kalender. Du setzt Prioritäten selbstständig und sorgst dafür, dass wichtige Fokuszeiten gewahrt bleiben.
• Ergebnisorientierte Meeting-Vorbereitung: Du organisierst Besprechungen so, dass alle Unterlagen bereitstehen und die Geschäftsführung direkt arbeitsfähig ist.
• Souveräne Korrespondenz: Du bearbeitest den Post- und Mailverkehr eigenständig und entscheidest, was sofortige Aufmerksamkeit braucht und was Du direkt erledigst.
• Reisemanagement aus einer Hand: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) komplett eigenverantwortlich und behältst Effizienz und Zeitpläne im Blick.
• Event-Support mit Weitblick: Du unterstützt bei der Planung von Veranstaltungen und Konferenzen und sorgst vor Ort für einen reibungslosen Ablauf.
• Kommunikations-Drehscheibe: Als erste Ansprechperson für interne und externe Partner kommunizierst Du sicher und verbindlich im Namen der Geschäftsführung.
• Recherche & Entscheidungsvorlagen: Du führst Analysen eigenständig durch und bereitest Ergebnisse als klare Grundlage für Entscheidungen auf.
• Projekt-Organisation: Du hältst bei Projekten die Fäden in der Hand und sorgst dafür, dass Deadlines ohne Nachfassen eingehalten werden.
• Sicherer Umgang mit Finanzen: Du bearbeitest Abrechnungen gewissenhaft und behältst Ausgaben sowie die Rechnungsstellung proaktiv im Auge.

• Dein energiegeladenes Profil: ORGANISATIONSTALENT MIT MACHER-GEN
• Dein Fundament: Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium (z. B. BWL) erfolgreich abgeschlossen.
• Deine Erfahrung: Du hast bereits in einem Umfeld gearbeitet, in dem Du direkt die Geschäftsführung unterstützt hast und weißt, wie man den Überblick behält.
• Dein Mindset: Du wartest nicht auf Anweisungen. Du denkst mit, siehst was zu tun ist und erledigst Dinge eigenständig und lösungsorientiert.
• Dein Gespür: Du hast ein hervorragendes Gefühl für Dringlichkeit. Du weißt sofort, was Priorität hat und was warten kann – auch wenn es mal trubelig wird.
• Deine Kommunikation: Du trittst sicher auf und kommunizierst klar und freundlich auf Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift).
• Deine Arbeitsweise: Du bist top-organisiert, arbeitest strukturiert und hast ein ausgezeichnetes Zeitmanagement.
• Deine Tools: Du bist sicher im Umgang mit MS Office und hast Spaß an der Arbeit mit digitalen Tools zur Zusammenarbeit.