Assistenz für das Vorzimmer des 1. Bürgermeisters (m/w/d)

Die Gemeinde Gräfelfing ist mit rund 14.000 Einwohnern im Landkreis München gelegen. Als zukunftsorientierte Verwaltung sind wir modern, bürger- und mitarbeiternah.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Team der zentralen Dienste im Hauptamt eine engagierte

Assistenz für das Vorzimmer des 1. Bürgermeisters (m/w/d)
in Voll- oder Teilzeit (mind. 35 Std.)

• Terminkoordination für den 1. Bürgermeister
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. E-Mail, Schriftverkehr, Wiedervorlagen, Tele­fon, zentrale Postbearbeitung, digitale und analoge Ablage)
• Sitzungsdienst vor allem für den Gemeinde­rat – ca. 12 x im Jahr (u. a. Jahres-Sitzungs­planung, Erstellung der Sitzungsunterlagen, Sitzungsladung, Protokollerstellung, Ver­öf­fent­lichung, Bearbeitung von Fraktions­an­trägen & Gremienanfragen) unter Anwen­dung des Sitzungsprogramms more rubin
• Koordination von Ehrungen, Jubiläen, Aus­zeich­nungen und Glückwünschen
• Mitwirkung bei der Organisation und Durch­führung von Veranstaltungen
• Vertretung des Vorzimmers der Geschäfts­leitung

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), des Beschäftigtenlehrgangs | bzw. zum Kauf­mann für Bürokommunikation (m/w/d) oder Vergleichbares
• Berufserfahrung idealerweise in einer Vor­zim­mer­tätigkeit und in den o. g. Aufgaben­bereichen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise als ausgeprägtes Organisationstalent
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Verschwiegen­heit und Loyalität
• Verbindliches, lösungs- und service­orien­tiertes Auftreten, Bürgerfreundlichkeit sowie gute Ausdrucks- und Kommunikations­fähig­keit in Wort und Schrift
• Sehr gute EDV-Kenntnisse idealerweise auch mit more rubin bzw. die Bereitschaft, sich in das Sitzungsdienstprogramm und Rats­informationssystem einzuarbeiten (more rubin)
• Zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zur Arbeit auch in den Abendstunden (Sitzungs­dienst)