Teamassistenz Office & Administration

Wir denken Mobilität neu – jeden Tag! belmoto entwickelt innovative Mobilitätskonzepte für Unternehmen. Wir helfen unseren Kunden, die Mobilität ihrer Mitarbeiter:innen flexibel, attraktiv und ressourcenschonend zu gestalten. Neben Leasingfahrzeugen, Auto Abo und verschiedenen Services haben wir dafür die belmoto Mobility Card entwickelt, die z.B. auch Sharing-Angebote und ÖPNV miteinschließt. Maximale Freiheit in Sachen Mobilität - mit diesem Erfolgskonzept wächst belmoto seit über 10 Jahren und hat sich in der Branche als einer der innovativsten Mobilitätsanbieter etabliert.
belmoto plus ist spezialisiert auf das Schadenmanagement für Fahrzeugflotten. Unsere Kunden werden während der Laufzeit der Fahrzeuge mit einem umfassenden Dienstleistungsportfolio und individuellen Lösungen begleitet.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Teamassistenz Office & Administration (m/w/d), die unser Tagesgeschäft organisatorisch, administrativ und operativ unterstützt. In dieser Rolle bist du eine zentrale Anlaufstelle für interne Abläufe und unterstützt verschiedene Bereiche – von Office Management und IT-Organisation bis hin zu Themen rund um Arbeitsschutz, Datenschutz und interne Prozesse. Gemeinsam sor

• Office-Support:
• Verantwortung für die Organisation und Koordination interner Abläufe (Bestellung und Verwaltung von Büro-, Verbrauchs- und Arbeitsmaterialien)
• Du bist die Ansprechperson für externe Dienstleister, Lieferanten und Partner
• Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten und internen Ablagen
• Du unterstützt bei der Vorbereitung von Meetings, Terminen und internen Veranstaltungen
• Unterstützung bei organisatorischen Themen rund um Arbeitsschutz und interne Richtlinien
• Unterstützung bei Datenschutz- und Verwaltungsprozessen
• Mitwirkung an der Optimierung interner Abläufe und Strukturen
• Tools, Prozesse & Systeme:
• Neben der Implementierung, Steuerung und Verwaltung bist Du verantwortlich für die strategische Weiterentwicklung unserer relevanten P&O-Tools (u.a. Microsoft Forms, Yoffix, Plegro)
• Du identifizierst kontinuierlich Optimierungspotenziale und treibst die Digitalisierung unserer Prozesse aktiv voran (u.a. digitale Zeiterfassung, Feedback-Prozesse)
• IT-Support:
• Du verantwortest gemeinsam mit externen Dienstleistern den reibungslosen ITFirst-Level-Support sowie effiziente On- und Offboarding-Prozesse
• Du verwaltest unsere Hard- und Software in Zusammenarbeit mit unserem externen IT-Dienstleister und unserem Head of Finance und stellst so proaktiv eine effiziente Arbeitsumgebung für unsere Mitarbeitenden sicher
• Du stellst sicher, dass die Telefonie läuft, und bist erster Ansprechpartner bei sämtlichen Fragen und Problemen hierzu

• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu koordinieren
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Hands-on-Mentalität und pragmatisches Denken
• Technisches Grundverständnis und Interesse an IT-Themen
• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Idealerweise erste Erfahrung im Bereich Assistenz, Office Management oder Verwaltung