Executive Assistant (m/w/d)

Über die Stelle

Werde Teil des Robo-Teams – mit Perspektive, Verantwortung und echtem Impact.

Über uns

Wir sind die RoboMarkets Deutschland GmbH – ein innovatives und wachsendes Finanzdienstleistungsunternehmen mit internationaler Ausrichtung. Transparenz, Verantwortung und Integrität stehen bei uns im Mittelpunkt.

• Als Executive Assistant bist Du das sprichwörtliche Schweizer Taschenmesser des Unternehmens – vielseitig, flexibel und immer zur Stelle, wenn es darauf ankommt. Du bist nicht nur die rechte Hand der Geschäftsführung, sondern auch die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass Projekte rundlaufen, Prioritäten gesetzt werden und im Alltag nichts liegenbleibt.
• Du bist Ansprechpartner:in für interne und externe Kontakte, übernimmst die Koordination von Meetings/Terminen und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Die Erstellung, Verwaltung und Aufbereitung von Präsentationen, Protokollen und wichtigen Unterlagen gehören genauso dazu wie die Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen.
• Du unterstützt die Geschäftsführung aktiv bei laufenden Projekten, behältst Timings und Deadlines im Blick und hilfst, Prozesse effizient zu steuern und zu dokumentieren.
• Planung und Organisation von Geschäftsreisen sowie die Betreuung von internen und externen Veranstaltungen gehören ebenfalls zu deinem abwechslungsreichen Aufgabenbereich.
• Du bereitest Verträge und Angebote vor, unterstützt bei deren Prüfung und koordinierst übergreifende Themen zwischen den Teams.
• Du übernimmst Verantwortung im Office Management und unterstützt in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung bei personalnahen Themen sowie in der Weiterentwicklung interner Strukturen.

• In dieser Rolle brauchst Du Energie, Dynamik und Belastbarkeit – genauso wie ein gutes Gespür dafür, wann es darum geht, strukturiert zu planen und wann spontane Entscheidungen gefragt sind. Wir suchen keine klassische Vorstandsassistenz für einen Konzern mit starren Hierarchien, sondern jemanden, der in einem lebendigen Umfeld mit anpackt, Spaß an Teamwork hat und gleichzeitig die Professionalität und Verantwortung mitbringt, die diese Position erfordert.
• Bei uns bedeutet Assistant nicht „Zuarbeit“, sondern aktives Mitgestalten. Du bist Schnittstelle, Koordinator:in, Sparringspartner:in und Organisator:in – mit viel Raum für Eigeninitiative. Wertschätzung und Vertrauen sind dabei selbstverständlich, genauso wie Humor, Bodenständigkeit und der Wille, gemeinsam etwas voranzubringen.
• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Wirtschaft, Management oder vergleichbar. Du bringst Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit, idealerweise auch Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften.
• Multitasking ist für dich kein Fremdwort. Du behältst den Überblick auch dann, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig anstehen – strukturiert, zuverlässig und mit Weitblick.
• Belastbar, spontan, hands-on: Du bist ein echter Teamplayer mit Energie, Humor und Durchsetzungsvermögen. Gleichzeitig gehst du mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll um.
• Zahlen, Daten und Fakten schrecken dich nicht ab – du kannst Informationen einordnen, Zusammenhänge erkennen und Entscheidungsgrundlagen aufbereiten.
• Du drückst dich klar und professionell aus – schriftlich wie mündlich, in Deutsch und idealerweise auch in Englisch.