Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Lilli Property Group ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit Sitz in Lahntal bei Marburg. Mit einem Portfolio von über 800.000 m² Grundstücksfläche realisieren wir bundesweit komplexe Immobilienprojekte – von der Erschließung über die Vermarktung bis zur Verwaltung. Was uns von anderen unterscheidet: Wir lösen Probleme, die andere scheuen.
Im Zuge unseres weiteren Wachstums suchen wir eine außergewöhnliche Persönlichkeit als Executive Assistant der Geschäftsführung – eine Vertrauensperson, die den Geschäftsführer auf höchstem Niveau entlastet, internationale Reisen und Engagements professionell koordiniert und als diskretes Bindeglied zwischen Führung, Partnern und der Welt agiert.

• Executive Support & Reisemanagement
• Eigenverantwortliche Planung, Buchung und Abwicklung nationaler und internationaler Geschäftsreisen (Flüge, Business Class / Private Aviation, Hotellerie auf 5-Sterne-Niveau, Transfers, Visaangelegenheiten)
• Erstellung vollständiger Reisemappen inkl. Briefings, Ortsanalysen, Restaurantreservierungen und Notfallkontakten
• Koordination von VIP-Arrangements – Chauffeurservice, exklusive Unterkünfte, Sportwagentransport, Concierge-Dienstleistungen
• Management von Zeitzonenüberschneidungen, Last-Minute-Änderungen und komplexen Logistikszenarien
• Kalender- & Kommunikationsmanagement
• Proaktive Führung und Priorisierung des GF-Kalenders – Terminkonflikte lösen, Puffer einplanen, Qualität sichern
• Triage und Erstbearbeitung eingehender Korrespondenz (E-Mail, Telefon, postalisch) auf Deutsch und Englisch
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings: Agenden, Protokolle, Follow-ups, Beschlusscontrolling
• Schnittstelle zu nationalen und internationalen Partnern, Investoren, Anwälten und Behörden
• Strategie & Projekte
• Erstellung hochwertiger Entscheidungsvorlagen, Executive Summaries, Präsentationen und Marktübersichten
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsverhandlungen, Due-Diligence-Prozessen und Investoren-Briefings
• Recherche und Aufbereitung von Markt-, Standort- und Wettbewerbsanalysen
• Pflege vertraulicher Unterlagen, Vertragsarchive und immobilienbezogener Stammdaten
• Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte und Fristen
• Persönliches & Lifestyle-Management
• Organisation privater Reisen, Familienveranstaltungen und besonderer Anlässe auf internationalem Niveau
• Buchung und Koordination exklusiver Erlebnisse: Restaurantreservierungen, Kulturveranstaltungen, Wellness, Sport
• Diskreter Umgang mit sensiblen persönlichen Angelegenheiten des Geschäftsführers

• Fachlich
• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium – idealerweise im Bereich Immobilien, Hotellerie, BWL, Touristik oder Fremdsprachen; Quereinsteiger mit nachweislicher EA-Erfahrung willkommen
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff oder in vergleichbarer Vertrauensposition auf C-Level
• Nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen und VIP-Logistik
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Kenntnisse in immobilienspezifischer Software von Vorteil
• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift (C1+); weitere Fremdsprachen (Arabisch, Französisch, Spanisch) ein klares Plus
• Persönlich
• Absolute Diskretion und höchste Vertrauenswürdigkeit – auch unter Zeitdruck und in sensiblen Situationen
• Souveränes, gepflegtes Auftreten in internationalen und hochrangigen Umgebungen
• Proaktive, antizipative Arbeitsweise: Sie denken drei Schritte voraus und agieren, bevor Probleme entstehen
• Ausgeprägte Eigeninitiative, Entscheidungsfreude und Gelassenheit in turbulenten Momenten
• Flexibilität und Bereitschaft zu unregelmäßigen Arbeitszeiten sowie kurzfristigen Reisen
• Perfektionismus bei Details, ohne den Blick für das Gesamtbild zu verlieren
• Freundliches, verbindliches Wesen mit dem Instinkt, stets die richtigen Menschen zur richtigen Zeit zusammenzubringen