Projekt- & Objektassistenz Immobilien (m/w/d)

Die Entwicklungsgesellschaft Schwanewede GmbH & Co. KG ist eine kommunal geprägte Entwicklungs- und Immobiliengesellschaft mit Schwerpunkt auf Quartiers-, Gewerbe- und Stadtentwicklung. Wir begleiten die Entwicklung und Verwaltung von Immobilien- und Entwicklungsprojekten mit hohem Anspruch an Struktur, Zuverlässigkeit und moderne Prozesse.

Ihre Rolle im Team

Sie unterstützen direkt die Geschäftsführung – bestehend aus Geschäftsführer und kaufmännischer Leitung – und arbeiten deren Vorgaben zuverlässig zu. Sie übernehmen klar definierte Aufgaben in der Projekt- und Objektorganisation, kaufmännischen Sachbearbeitung und digitalen Verwaltung – und sorgen dafür, dass im Hintergrund alles läuft.

• Projekt- & Objektorganisation
• Pflege und Strukturierung digitaler Objekt- und Projektdokumentationen
• Verwaltung und Nachverfolgung von Verträgen, Fristen und Vorgängen
• Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Auswertungen
• Nachverfolgung offener Themen und laufender Abstimmungen
• Kaufmännische Unterstützung & Buchhaltungsorganisation
• Prüfung, Vorbereitung und Zuordnung von Rechnungen
• Unterstützung bei der Verwaltung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Pflege kaufmännischer Übersichten, Ablagen und Dokumentationen
• Vorbereitung von Unterlagen für Buchhaltung und Steuerberatung
• Unterstützung bei Kostenübersichten und Abrechnungen
• Digitale Verwaltung
• Pflege digitaler Ablage- und Organisationssysteme
• Strukturierte Verwaltung projekt- und objektbezogener Unterlagen
• Unterstützung bei der Digitalisierung interner Abläufe
• Kommunikation & Koordination
• Kommunikation mit Dienstleistern, Handwerkern, Mietern und Projektpartnern
• Koordination und Nachverfolgung von Wartungen, Prüfungen und externen Leistungen
• Termin- und Fristenmanagement
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz im Tagesgeschäft
• Einholung und Vergleich von Angeboten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Erfahrung in Sachbearbeitung, Assistenz oder Büroorganisation
• Grundverständnis für kaufmännische Abläufe sowie Interesse an buchhaltungsnahen Tätigkeiten
• Immobilienerfahrung wünschenswert, aber keine Voraussetzung
• Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise – auch bei parallelen Vorgängen und Fristen
• Klare, professionelle Kommunikation gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Eigenständige Erledigung übertragener Aufgaben ohne ständige Rückfragen