Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Vollzeit)

Wir, die HTB Hanseatische Fondshaus GmbH, Bremen, sind eine von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zugelassene, etablierte und wachsende Kapitalverwaltungsgesellschaft (KVG) im Finanzdienstleistungsbereich. Neben der Auflage eigener geschlossener Alternativer Investmentfonds (AIF) ist die Gesellschaft als Service-KVG in den Bereichen Immobilien, Private Equity sowie erneuerbare Energien tätig. Zur weiteren Verstärkung des Teams suchen wir Sie als

Office Manager/in Assistenz (m/w/d) (Teilzeit/Vollzeit)

• Officemanagement: Organisation und Etablierung dauerhaft funktionierender Routinen für den reibungslosen Ablauf im Office
• Empfang: Sie sind der erste Ansprechpartner und das erste Gesicht für alle unsere Gäste vor Ort
• Kommunikation: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie E-Mails und die Führung von Telefonaten
• Projektmanagement: Planung und Koordination von Meetings sowie Projekten, Unterstützung bei der Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Finanzverwaltung/Recht: Verwaltung von Rech­nungen, vorbereitende Buchhaltung und die Kommunikation mit dem Steuerberater, Rechtsan­wälten und dem Notariat
• Personalverwaltung: Unterstützung bei der Planung/Durchführung von Bewerbungsgesprä­chen, dem Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie der Verwaltung von Personalakten
• Termin- und Reisemanagement: Koordination von Terminen, Buchung und Organisation von Geschäftsreisen
• Administration: Erstellen von Berichten, Präsen­tationen, Verfassen von Korrespondenzen, das Organisieren und Archivieren von Dokumenten sowie Dateien
• Kundenbetreuung: Verwaltung von Geschäfts­partneranfragen sowie die Unterstützung des Vertriebsteams

• Sie verfügen über mehr als 3 Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition im Assistenzbereich.
• Sie haben Ihre Ausbildung idealerweise im juristischen oder kaufmännischen Bereich erfolgreich abgeschlossen (z.B. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder Bürokaufleute).
• Sie sind außergewöhnlich gut organisiert, proaktiv, selbständig, äußerst praktisch veranlagt und achten auf Details.
• Sie sind bereit, Ihre ausgeprägten Management- und Organisationsfähigkeiten einzusetzen und sind gleichzeitig sehr service- sowie lösungs­orientiert.
• Sie ergreifen gerne die Initiative und übernehmen die Verantwortung für Aufgaben mit wenig Aufsicht.
• Sie können mit vertraulichen Informationen integer umgehen und wissen, dass Diskretion der Schlüssel ist.
• Sie kommunizieren klar und effektiv und sprechen fließend Deutsch, sowohl in Wort als auch in Schrift, Englisch ist wünschenswert.
• Sie verfügen über sehr gute PC-Kenntnisse (Office, Outlook, Word, Excel und PowerPoint).