Empfang / Assistenz der Geschäftsleitung (m / w / d)

Seit über 115 Jahren entwickeln, bauen und verwalten wir Immobilien in und um Mönchengladbach. Als gewachsenes Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungswegen suchen wir Sie als zentrale Anlaufstelle am Empfang und als starke Assistenz unserer Geschäftsleitung.

• Front Office & Empfang: Gäste begrüßen, Telefonzentrale, Posteingang/-ausgang, E-Mail-Korrespondenz
• Assistenz der GL: Termin- und Reiseplanung, Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollen
• Kommunikation im Namen der GL: E-Mails, Anschreiben, interne Ankündigungen, Dank- und Reminder-Mails
• Projekt-Backbone: Pflege und Verwaltung von Projektdaten (digital & analog), kaufmännische Projektbegleitung
• Dokumente & Präsentationen: Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Statistiken und Unterlagen
• Task Management: Wiedervorlagen steuern, To-dos nachhalten, Deadlines im Blick behalten
• Recherche & Vorbereitung: Informationen einholen, Angebote vergleichen, Entscheidungsgrundlagen aufbereiten
• Schnittstelle im Haus: Abstimmung mit Bauleitung, Vertrieb, Hausverwaltung und externen Partnern
• Kundenanliegen: Unterstützung bei Bauverträgen, Kundenwünschen und Gewährleistungsfällen
• Dokumentenmanagement: digitale Ablage, Versionierung, Vorlagenpflege, Fristenkontrolle

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint) und schnelle Einarbeitung in neue Tools
• Serviceorientierung und souveränes Auftreten am Empfang wie am Telefon
• Struktur & Belastbarkeit: Sie priorisieren klug – auch, wenn es mal hektisch wird
• Diskretion & Verbindlichkeit: klare, wertschätzende Kommunikation auf allen Ebenen
• Branchenverständnis: Kenntnisse in Baubranche/Projektentwicklung sind von Vorteil