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Leibniz-Institut für Virologie (LIV)
Über diese Stelle
Über Leibniz-Institut für Virologie (LIV)
Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.
Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivationsstarke, service- und teamorientierte
Teamassistenz (w/m/d)
in Vollzeit oder Teilzeit
Die Position kann entweder in Vollzeit als gemeinsame Assistenz der Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses oder in Teilzeit in einer der beiden Abteilungen besetzt werden.
Aufgaben
- Eigenständige Organisation und Leitung des Sekretariats
- Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten
- Koordination von Bestellungen und Beschaffungsprozessen
- Professionelle Abwicklung der internen und externen Korrespondenz (deutsch und englisch)
- Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
- Effizientes Termin- und Berichtswesen
- Unterstützung im Personalmanagement (z. B. Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Organisation von Auswahlgesprächen)
- Planung und Organisation von Besprechungen, Seminaren, Lehrveranstaltungen und Events
- Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Betreuung von Mitarbeitenden und Gästen
- Pflege und Aktualisierung von Publikations- und Vortragslisten
- Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Aktualisierung sowie Pflege von Telefon- und Adressverzeichnissen
Fähigkeiten
- Bewerber*innen (w/m/d) mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossenen Ausbildung als Sekretär*in (w/m/d) oder als Fremdsprachen‐ / Europasekretär*in (w/m/d) mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)
- Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Gute kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres, kompetentes Auftreten
- Team‐ und Kommunikationsfähigkeit
- Hohes Maß an Flexibilität
- Sichere EDV‐Kenntnisse, schwerpunktmäßig Microsoft Office
- Kenntnisse und Erfahrungen in der universitären Verwaltung von Vorteil
Standort
Adresse
Hamburg, Deutschland