Vorstandsassistenz / Mitarbeiter:in Clubbüro (m/w/d)

Der Tennisclub Grün-Weiß Lankwitz (GWL) blickt auf eine über 100-jährige Tradition zurück und zählt
heute mit rund 700 Mitgliedern zu den großen Tennisvereinen im Berliner Süden. Das Vereinsgelände
umfasst rund 11.500 m² mit acht Tennisplätzen, einer 3-Platz-Traglufthalle im Winter, einer festen
1-Platz-Teppichbodenhalle sowie einem Clubhaus mit Gastronomie, Umkleiden und Bürobereich. Zum
sportlichen Angebot gehört eine etablierte Tennisschule mit hauptamtlichen Trainern und ein reger
Trainings- und Spielbetrieb für Kinder, Jugendliche, Aktive und Senioren. Damit verbindet der Verein
leistungsorientierten Tennissport mit breitem Freizeit- und Breitensport. Im April 2025 wurde ein neuer
Vorstand gewählt, der den Verein strategisch neu aufstellt und die Grundlagen für eine zukunftsfähige,
moderne Vereinsorganisation legt. Besondere Schwerpunkte liegen auf Strukturen & Systeme,
Transparenz & Nachhaltigkeit, Digitalisierung & Effizienz.

Für unser Clubbüro suchen wir Dich schnellstmöglich am Standort Berlin-Lichterfelde als:

Vorstandsassistenz / Mitarbeiter:in Clubbüro (m/w/d) in Teilzeit

Einordnung / organisatorischer Rahmen

• Das Clubbüro ist die zentrale Geschäftsstelle des Vereins. Die Mitarbeit im Clubbüro trägt dazu bei,
• dass Verwaltung, Kommunikation und Organisation zuverlässig, nachvollziehbar und
• zukunftsorientiert gesteuert werden. Die Rolle ergänzt das bestehende Büro-Team von aktuell zwei
• Mitarbeiterinnen und ist eng angebunden an das operativ verantwortliche Steering-Team
• (Vizepräsident & Finanzvorstand).
• Es handelt sich um eine operative Rolle mit Schwerpunkt auf: Strukturen, Systeme und Prozesse
• entwickeln und die Digitalisierung vorantreiben (Migration Dateiablage zu GDrive). Ziel ist es, die
• Vereinsarbeit strukturiert abzusichern, für Transparenz und personenunabhängigen Knowhow-Aufbau
• zu sorgen und aktiv an der Modernisierung des Vereins mitzuwirken.
• Direkte Berichtslinie an das Steering-Team
• Intensive Zusammenarbeit mit Ressorts, Trainern, Dienstleistern und Mitgliedern
• Möglichkeit, koordinierend aktiv zu sein
• Aufgabenprofil
• a) Fokus / Kernaufgaben
• Unterstützung bei der Einführung neuer Strukturen & Systeme wie bspw. Geschäftsordnung,
• Kassenordnung oder neue Abläufe
• Mitwirkung bei der Erstellung und Umsetzung von SOPs und Prozessdokumentationen
• Transkription & Protokollierung: Audiomitschnitte von Vorstandssitzungen, Ressort-Meetings
• oder Jour Fixes transkribieren und daraus KI-gestützt strukturierte Protokolle erstellen
• Ad-hoc-Recherchen und Projektaufgaben im Auftrag des Vorstands
• Kontinuierliche Verbesserung der Büroprozesse in enger Abstimmung mit dem Steering-Team
• (z. B. durch Einführung neuer Tools, Optimierung von Abläufen)
• b) unterstützende Aufgaben im Team
• Mitgliederverwaltung: Neuaufnahmen, Austritte, Änderungen, Bescheinigungen
• Hallenverwaltung: Aboanträge verarbeiten, Saisonplanung durchführen, Administration der
• Hallenbuchungen (BookandPlay)
• Kommunikation & Frontdesk: Telefon, E-Mail, persönliche Anfragen, Schlüsselverwaltung
• Dokumentation & Ablage: Scannen, Ablage, Serienbriefe, Listenpflege
• Direkte Anlaufstelle für Mitglieder, Trainer und externe Partner
• c) unterstützende saisonale & ressortnahe Aufgaben im Team
• Vorbereitung und Nachbereitung der Jahreshauptversammlung (Einladungen, Unterlagen,
• Protokollversand)
• Organisation & Unterstützung bei Vereinsveranstaltungen (Saisoneröffnung, Sommerfest,
• Saisonabschluss, Weihnachtsfeier, Club100-Treffen)
• Verbandsspiel-Organisation (Termine kommunizieren, Aushänge, Tenniscamps koordinieren)
• Platz- & Hallenorganisation (Auf-/Abbau der Traglufthalle, Platzaufbereitung,
• Materialbestellungen, Administration via BookandPlay)
• Werbeflächenvermarktung: Belegungsübersicht führen, Vertrags- und Rechnungsmanagement
• Zusammenarbeit & Rolle
• Arbeiten im Team: Die Rolle ergänzt das bestehende Büro-Team und setzt auf enge,
• partnerschaftliche Zusammenarbeit mit klaren Zuständigkeiten
• Zuarbeit: eigenständig & nach Briefing - für Ressorts, (GV, Sport, Technik, Events, Organisation,
• Kommunikation)
• Klare Schnittstelle: Steuerung über das Steering-Team und paralleles Arbeiten mit Vorständen
• und Ausschussleitern
• Transparente Rückmeldung: Status, Abschlussmeldungen, Dokumentation
• Regelmäßige Jour Fixes: Klärung offener Punkte und Prioritäten mit dem Steering-Team

• Fachlich
• Erfahrung in der Büroorganisation
• Erfahrung in dynamischen Arbeitsumfeldern mit Priorisierungsbedarf
• Grundkenntnisse in Vereinssoftware nice-to-have
• Methodisch
• Prozessdenken & Fähigkeit zur Strukturierung von Abläufen
• Dokumentation & Standardisierung (SOPs, Checklisten, Arbeitsübersichten)
• Organisationstalent & Zeitmanagement
• Digital
• Sicherer Umgang mit MS Office Suite sowie Google Suite
• Routinierter Umgang mit Videokonferenzsystemen (z. B. Zoom, MS Teams)
• Wünschenswert: Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools (z. B. ChatGPT, Gemini, NotebookLM,
• Gamma AI)
• Grundverständnis für Datenschutz & Datensicherheit im Umgang mit digitalen Tools
• Nice-to-have: Gute Anwenderkenntnisse in Newsletter-Tools (z. B. Mailchimp), CMS (z. B.
• Joomla, WordPress), Vereins-IT (BookandPlay, ebusy)
• Persönlich
• Serviceorientiert nach innen und außen
• Freundliche und gewinnende Kommunikation
• Verlässlich, genau, vertrauenswürdig
• Offen für Veränderungen & Modernisierung
• Arbeitsweise
• Proaktiv & systemisch: Prozesse hinterfragen, Lücken aufzeigen, Verbesserungsvorschläge
• einbringen
• Strukturorientiert: Mitwirken beim Aufbau von effizienten und transparenten Strukturen,
• Prozessen sowie SOPs
• Digital & modern: Nutzung moderner IT-Tools, cloudbasierte Ablage, klare Dokumentation