Projektkoordinator/in (m/w/d) in der Veranstaltungsorganisation

Wir sind seit mehr als 35 Jahren als Dienstleistungsunternehmen im Gesundheitswesen tätig. Für die pharmazeutische Industrie, ärztliche Verbände, Organisationen, Institute und Verlage konzipieren und realisieren wir Kommunikationsprojekte und ärztliche Fort- und Weiterbildung.

Als Unterstützung für unser engagiertes Team suchen wir ab sofort

Assistenz (m/w/d) im Bereich der Administration in Vollzeit

Sie unterstützen die Projekt-Teams und die Geschäftsleitung bei administrativen Aufgaben.

• Selbstständige Mitwirkung an Projekten, einschließlich Einladung und Bestätigung, Reiseplanung, Hotelrecherchen und -buchung, Abstimmung mit den Referenten, Adressmanagement und Rechnungsprüfung.
• Teilnehmermanagement im Rahmen des Buchungssystems.
• Projektsteuerung durch unsere Software.
• Briefing und Kontrolle der technischen Betreuung der virtuellen Veranstaltungen, inklusive Pflege des virtuellen Veranstaltungsbereiches mit einem CMS.
• Eigene Betreuung einzelner Veranstaltungen und/oder Einsatz der Vorortbetreuer.
• Kundenkontakt mit Hotels, Teilnehmenden, Referierenden und Sponsoren.
• Konfektionierung kleinerer Mailings sowie Versand von Post und Paketen.
• Telefonzentrale.

• Kaufmännische Ausbildung, eine Ausbildung im Veranstaltungs- oder Hotelbereich oder andere vergleichbare Qualifikationen.
• Schnelle Auffassungsgabe und hohes Organisationsvermögen, Freude an vielfältigen Tätigkeiten sowie eine selbstständige, zuverlässige, teamorientierte Arbeitsweise, auch in stressigen Situationen.
• Berufserfahrung im Bereich Projektassistenz, der Hotelbranche oder im Reise- und Kongress-Bereich ist von Vorteil.

• Firmenkultur
• Flache Hierarchien
• Flexible Arbeitszeiten
• Freie Getränke
• Gestaltungsspielraum
• Heißgetränke
• Home-Office möglich
• Kaffee
• Obstkorb
• Verpflegung
• Weiterbildungen
• Weiterentwicklung
• Work-Life-Balance