Operations Assistant

Die MIND Foundation sucht eine/n Operations Assistant (m/w/d)

Die MIND Foundation ist eine europäische, gemeinnützige Organisation mit Sitz in Berlin. Wir widmen uns der Forschung und Bildung im Bereich der psychischen Gesundheit. MIND fördert die legale, sichere und evidenzbasierte Anwendung von Psychedelika in Therapie und menschlicher Entwicklung.

Ein zentrales Programm von MIND ist das Augmented Psychotherapy Training (APT) -- eine berufsbegleitende Weiterbildung für Ärzt:innen, Psychotherapeut:innen und weitere Gesundheitsberufe, die psychedelisch unterstützte Psychotherapie (PAT) verantwortungsvoll in ihre Arbeit integrieren möchten.

• Die Position arbeitet an der Schnittstelle zwischen Administration Department, Programs Department und Marketing Department. Sie unterstützt bei operativen Abläufen, ist technisch versiert und optimiert Prozesse, die den Kern der Organisation tragen.
• Website & Webshop
• Technische und redaktionelle Betreuung und Weiterentwicklung der MIND-Website und des Webshops
• Pflege des Veranstaltungskalenders (AddEvent)
• Projektmanagement und Durchführung der anstehenden Website-Migration
• Community Plattform
• Betreuung der MIND Community Platform (MCP) via Mighty Networks
• Sicherstellung reibungsloser Abläufe, Nutzer-Support und Content-Updates
• Event-Unterstützung und Dokumentation
• Digitale Mitarbeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Online- und Präsenzveranstaltungen
• Anmeldemanagement, Technik-Checks, Gästebetreuung
• Echtzeit-Content-Erfassung im Rahmen von Events (Fotos, Kurzvideos, Zitate) für Social Media, Newsletter und Website
• Marketing-Support
• Unterstützung des Marketing Departments bei Newslettern und Kampagnenprozessen (E-Mail-Plattform Kit)
• Pflege und Optimierung bestehender Automatisierungen in Kit
• Technische Unterstützung bei der Umsetzung von Marketing- und Outreach-Projekten
• Automatisierung & Workflows
• Einrichtung und Management von Zapier-Automatisierungen zwischen internen Tools
• Identifikation von Prozessoptimierungen und Implementierung neuer Lösungen
• Customer Service
• Mitbetreuung der Info-Mailbox (interne Verteilung und direkte Antworten)
• Annahme und Bearbeitung von Anrufen über das Service-Telefon
• Freundliche und professionelle Kommunikation mit Interessierten, Teilnehmenden und Mitgliedern

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Medieninformatik, Kommunikationswissenschaft, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung
• Technische Affinität und Routine im Umgang mit CMS (z.B. TYPO3, Webflow, WordPress), Shop-Systemen und Community-Plattformen
• Erfahrung mit Automatisierungstools (z. B. Zapier, Make/Integromat)
• Grundkenntnisse in HTML, CSS und idealerweise JavaScript von Vorteil
• Vertrautheit mit Newsletter- und CRM-Plattformen (Kit, Mailchimp o. Ä.)
• Reflektierter und kritischer Umgang mit KI-Tools
• Strukturierte, selbstständige und zielorientierte Arbeitsweise, sorgfältig in Dokumentation und Qualitätskontrolle
• Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (jeweils mind. C1)
• Kunden- und serviceorientiertes Auftreten, zuverlässig und lösungsorientiert