Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die WPS - Workplace Solutions GmbH wurde im November 1999 gegründet. Wir sind ein Softwareentwicklungs- und Beratungsunternehmen mit Sitz in Hamburg und Berlin. Zurzeit sind knapp 180 MitarbeiterInnen für die WPS tätig. Für Unternehmen und Behörden digitalisieren wir Arbeitsabläufe und gestalten sie produktiver und einfacher begreifbar. Unsere Tätigkeitsschwerpunkte liegen in den Bereichen: forschungsnahe Entwicklung von Individualsoftware, KI-basierte Lösungen, Produktentwicklung und Beratung.

Wir suchen Dich!

Du bist ein wahres Organisationstalent und findest immer die besten Lösungen? Du besitzt die Fähigkeiten, unserer Geschäftsführung den Rücken freizuhalten und gleichzeitig die richtigen Prioritäten zu setzen? Dann passt Du perfekt zu uns!

Für unsere Geschäftsführerin suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• Du unterstützt unsere Geschäftsführerin in vertrauensvoller und enger Zusammenarbeit als erste Ansprechperson bei allen organisatorischen und administrativen Belangen.
• Du organisierst und koordinierst das Tagesgeschäft inklusive der selbständigen Terminplanung und Terminverfolgung.
• Du priorisierst interne und externe Anfragen (Emails), stellst die zeitnahe Bearbeitung sicher und behältst alle Deadlines im Blick.
• Du führst eigenständig Recherchen durch, sammelst relevante Informationen, erstellst Protokolle und unterstützt bei der Ausarbeitung und Vorbereitung von Präsentationen.
• Du sorgst für eine strukturierte und nachvollziehbare Ablage von Informationen und Dokumenten.
• Du kümmerst Dich um das komplette Reisemanagement für unsere Geschäftsführerin.
• Du bist im Austausch mit externen Ansprechpartnern und unterstützt bei der Pflege und Koordination relevanter Kontakte.
• Du übernimmst weitere administrative Aufgaben nach Bedarf und unterstützt bei verschiedenen Projekten.

• Ein abgeschlossenes Studium der BWL oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im IT-/Softwareumfeld
• Ein sicherer Umgang mit den MS-Office Programmen und die Offenheit, Dich mit neuen digitalen Tools vertraut zu machen
• Eine strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten und Kommunikationsstärke
• Eine offene, positive und lösungsorientierte Persönlichkeit