Teamassistenz / Inside Sales (m/w/d)

Die X-LiveConnect GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Defense & Security und ist spezialisiert auf den Bereich des Integrated Logistics/Product Supports (ILS/IPS) für militärische Produkte. Unser Team arbeitet eng mit Kunden zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen auf Basis deren Anforderungen optimal zu entwickeln. Mit unserer Expertise und Leidenschaft für innovative ILS-Lösungen tragen wir dazu bei, dass Projekte effizient umgesetzt und erfolgreich abgeschlossen werden. Möchten Sie Teil eines dynamischen Teams werden und Ihre Fähigkeiten als Teamassistenz/Inside Sales (m/w/d) im Bereich Integrated Product/Logistic Support unter Beweis stellen? Bei uns haben Sie die Möglichkeit, an spannenden Projekten mitzuwirken, Ihre Ideen einzubringen und sich beruflich weiterzuentwickeln. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und gestalten Sie die Zukunft unseres Unternehmens mit!

• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Sitzungen und Geschäftsreisen
• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung, Prüfung und Aufbereitung von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Belegmanagement: Verwaltung von Abrechnungen, Quittungen und digitalen Belegen
• Kommunikation mit dem Steuerbüro: Bereitstellung aller Buchhaltungsdaten, Klärung von Rückfragen
• Unterstützung in der Erstellung von Auftragsbestätigungen und Rechnungen
• Anlage neuer Projekte im Zeiterfassungssystem und Erstellen von Stundennachweisen
• Unterstützung bei kleineren Projektmanagementtätigkeiten: Übernahme von Recherchearbeiten und Dokumentation in Projekten, Interne Kommunikation im Team und zum Kunden hin
• Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
• Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Zentrale Anlaufstelle für organisatorische und administrative Themen im Team
• Unterstützung bei internen Projekten und Prozessen
• Pflege von Dokumentationen und Ablagesystemen
• Organisation von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen
• Unterstützung des Vertriebsteams bei der Angebotserstellung und Auftragsabwicklung
• Pflege von Kundenstammdaten
• Telefonische und schriftliche Betreuung von Bestandskunden
• Vorbereitung von Vertriebsunterlagen und Auswertungen
• Schnittstelle zwischen Kunde, Vertrieb und internen Projektabteilungen

• Abgeschlossenes BWL-Studium (idealerweise mit Controlling Schwerpunkt) und/oder vergleichbare Qualifikation/Kaufmännische Ausbildung
• Erste Berufserfahrung (2-3 Jahre) in Assistenzfunktionen, im Vertrieb oder im Office Management
• Organisationstalent mit strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise
• Arbeitsweise: Diskretion, Struktur und Verantwortungsbewusstsein – verbunden mit dem Blick fürs Ganze.
• Flexibilität: Sie handeln vorausschauend, bleiben auch in dynamischen Situationen souverän und denken gerne einen Schritt weiter.
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (Muttersprache)
• Hohe Eigeninitiative, Flexibilität und Teamgeist