Sekretär*in (m/w/d)

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.

Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in den Fachbereichen 2.4 „Prüfung und Bewertung von Explosivstoffen / Pyrotechnik“ und 2.5 „Konformitätsbewertung Explosivstoffe / Pyrotechnik“ in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Sekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 40 Mitarbeiter*innen der beiden genannten Fachbereiche, u. a. Annahme von Anfragen, Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, Überwachung der Haushaltsmittel etc.
• Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Anfertigen von Schriftstücken nach Vorlage wie z. B. Gutachten, Stellungnahmen und Briefen
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z. B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlicher Anwendungen
• Mithilfe bei der Einweisung neuer Mitarbeitender, Auszubildender und von Gastwissenschaftlern in die internen Arbeitsabläufe und die Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Besuchern
• Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen

• Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates ist von Vorteil
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint etc.) und Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
• Kenntnisse in der Vorgangsbearbeitung mit der E-Akte (Fabersoft) sind von Vorteil
• Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Zielorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit