Unternehmen
Max-Planck-Institut für Chemie
Über diese Stelle
Mainz
Admin & Assistance, Assistenz, Fremdsprachen
Festanstellung
Über Max-Planck-Institut für Chemie
Das Max-Planck-Institut für Chemie ist eines der beiden traditionsreichsten Institute der Max-Planck-Gesellschaft. Das 1912 gegründete Institut beschäftigt derzeit etwa 300 Mitarbeitende und betreibt als international anerkanntes Forschungsinstitut Grundlagenforschung im Bereich von Chemie, Physik, Biologie und Geowissenschaften.
Zur Verstärkung unserer wissenschaftlichen Abteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, organisierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit als
Sekretär:in mit Fremdsprachenkenntnissen
in Vollzeit
Aufgaben
- Organisation des Sekretariats der Direktorin (vorrangig in englischer Sprache)
- Vorbereitung von Meetings und Protokollführung
- Unterstützung bei der Koordination und Kommunikation innerhalb der Abteilung
- Termin- und Reisemanagement
- Unterstützung bei Budgetplanung und Kostenüberwachung
- Abteilungsbezogene administrative Aufgaben (z. B. Unterstützung der Arbeitssicherheit, Pflege der Website, Kommunikation mit dem Verwaltungsbereich und anderen Abteilungen des Instituts)
- Mitwirkung bei Veranstaltungen und kleineren Bewirtungen
- Von Vorteil sind Kenntnisse im asiatischen Kulturraum und ein offenes, kultursensibles Kommunikationsverständnis
Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld
- Routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen
- Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Serviceorientierung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Organisationstalent, Flexibilität und ein gutes Zeitmanagement
- Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten
Standort
Adresse
Mainz, Deutschland