Assistenz der kaufmännischen Centrumsleitung (d/w/m)

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Assistenz der kaufmännischen Centrumsleitung (d/w/m)

Fachgebiet
Frauenheilkunde und Geburtshilfe, Kinder- und Jugendmedizin

Campus Charité Mitte; Campus Virchow-Klinikum, Wedding

Kennziffer: 5787 | Arbeitszeit: Vollzeit | Eintrittsdatum: zum nächstmöglichen Zeitpunkt | Dauer der Anstellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 09.12.2025 | Entgeltgruppe: E7

Arbeiten an der Charité

Das Centrum 17 für Frauen-, Kinder- und Jugendmedizin mit Perinatalzentrum und Humangenetik gliedert sich in 4 Fächerverbünde: Perinatalmedizin, Frauenheilkunde, Kinder- und Jugendmedizin sowie Humangenetik.

Sie unterstützen die Kaufmännische Centrumsleitung des CC17 in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.

• Organisatorische und administrative Aufgaben im Sekretariat, insbesondere:
• Koordination und Management aller Sekretariatsaufgaben für die kaufmännische Centrumsleitung
• Terminvereinbarungen für die kaufmännische Centrumsleitung
• Schriftliche und mündliche Korrespondenz für die kaufmännische Centrumsleitung
• Eigenverantwortliches Organisieren und Erstellen von Sitzungsprotokollen
• Bearbeitung des Posteingangs bzw. -ausgangs
• Erstellung, Prüfung und Freigabe von Bestellvorgängen im klinikinternen Beschaffungssystem
• Unterstützung beim operativen Tagesgeschäft nach definierten und abgestimmten Regularien (Prüfung und Freigabe von Rechnungen, Aussonderungsanträgen, Nebentätigkeitsanträgen, Dienstreiseanträgen)
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Koordination der Zusammenarbeit mit Dienstleistern
• Veranstaltungsplanung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Bewirtung, Koordination von Besuchen
• Selbstständige Betreuung von Auszubildenden
• Urlaubs- und Krankheitsvertretung im Lehrsekretariat der Pädiatrie
• Die Möglichkeit der eigenverantwortlichen Projekttätigkeit in Bezug auf das dargestellte Aufgabengebiet besteht und ist erwünscht.

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Ausbildung als Sekretärin / Sekretär bzw. andere verwaltungsbezogene Ausbildung
• Berufserfahrung in Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungspositionen
• Beherrschen der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook inkl. MS Teams, PowerPoint) sowie sicherer Umgang mit SAP
• Sicheres Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse sind wünschenswert
• Sie überzeugen mit sehr guten Umgangsformen, Ihrem freundlichen Auftreten und einem hohen Bewusstsein für Verantwortung, Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
• Sie haben eine sehr gute Kommunikationsfähigkeit und Organisationsfähigkeit
• Sehr gutes kollegiales Verhalten im Team
• Gutes Zeitmanagement, schnelle Auffassungsgabe, eigenverantwortliches Arbeiten