Team- und Finanzassistenz (m/w/d) – flexibel in Vollzeit oder Teilzeit

Team- und Finanzassistenz (m/w/d) – flexibel in Vollzeit oder Teilzeit

Unbefristet | bis Entgeltgruppe E12 TV-L je nach Qualifikation | Campus Vaihingen | Start nach Vereinbarung

Die Universität Stuttgart steht für exzellente, weltweit anerkannte Forschung und erstklassige Lehre in einer der dynamischsten Industrieregionen Europas. Mit über 22.000 Studierenden und mehr als 5.800 Beschäftigten sind wir eine verlässliche Partnerin für Wissens- und Technologietransfer – und eine der größten Arbeitgeberinnen der Landeshauptstadt.

Forschung mit Weitblick, Lehre mit Begeisterung und ein Team, das zusammenhält – das ist das Institut für Systemtheorie und Regelungstechnik an der Universität Stuttgart. Wir entwickeln die theoretischen Grundlagen, um das Verhalten komplexer technischer Systeme in voller Autonomie zu verstehen und vorherzusagen – etwa Raumfahrtraketen, selbstfahrende Fahrzeuge und neuartige biomedizinische Geräte – und entwerfen Regelungsstrategien, die deren sicheres und zuverlässiges Funktionieren gewährleisten. Was uns verbindet: Vertrauen, Teamgeist und die Überzeugung, gemeinsam mehr zu erreichen.

Werden Sie Teil unseres Teams:
Zur Verstärkung des Instituts suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei engagierte Kolleg*innen für die Team- und Finanzassistenz. Freuen Sie sich auf Gestaltungsspielraum, Eigenverantwortung und ein internationales, dynamisches Umfeld.

• In dieser verantwortungsvollen und vielseitigen Rolle sind Sie zentrale Anlaufstelle für die organisatorischen, administrativen und finanziellen Aufgaben des Instituts. Gemeinsam im Tandem sorgen Sie dafür, dass Forschung, Lehre und Institutsbetrieb reibungslos ineinandergreifen.
• Sie unterstützen die Institutsleitung eigenverantwortlich und zuverlässig in allen Sekretariats- und Organisationsaufgaben.
• Sie übernehmen Aufgaben im Finanzmanagement des Instituts – von der Budgetplanung über die Mittelverwaltung bis zum Controlling und betreuen die Projektadministration nationaler und internationaler Forschungsprojekte.
• Sie steuern die Personalverwaltung des Instituts – von Einstellungen und Vertragsangelegenheiten bis zur Betreuung studentischer Hilfskräfte.
• Sie organisieren Lehrveranstaltungen, Konferenzen, Kolloquien, Sitzungen, Retreats und weitere institutsbezogene Veranstaltungen und sind Ansprechperson für internationale und nationale Gastwissenschaftler*innen.
• Sie managen die interne und externe Kommunikation des Instituts, einschließlich Webauftritt und Social Media.

• Sie sind engagiert, übernehmen gerne Verantwortung und haben Freude daran, in einem vielseitigen, internationalen Umfeld zu arbeiten. Sie verfügen über:
• ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Master bevorzugt) oder eine gleichwertige Qualifikation,
• fundierte Erfahrung in Finanz-, Verwaltungsaufgaben sowie ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten,
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
• eine strukturierte, zuverlässige und zugleich flexible Arbeitsweise,
• ein souveränes, freundliches Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit im Team,
• Aufgeschlossenheit für neue Aufgabenfelder, sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office und hohe digitale Kompetenz; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Ihr Profil passt nicht ganz? Kein Problem – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Stärken gezielt weiterzuentwickeln.