Stellenanzeige Sekretär:in / Teamassistenz (m/w/d)

Mehr als nur ein Aufregender Bürojob bei grünWERK in Braunschweig

Sie sind gerne die freundliche Stimme am Telefon, behalten Termine im Blick und organisieren Abläufe im Hintergrund? Zur Unterstützung der Geschäftsleitung suchen wir eine Sekretärin / einen Sekretär bzw. eine Teamassistenz (m/w/d) für unser Büro in Braunschweig.

• Als Sekretär:in / Teamassistenz bist du ein zentraler Teil unseres Teams – du hältst den Büroalltag am Laufen und sorgst dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Du nimmst Anrufe entgegen, begrüßt unsere Kunden als erste freundliche Stimme von grünWERK und sortierst, priorisierst und bearbeitest eingehende E-Mails.
• Im Hintergrund sorgst du für Struktur: Eingehende Post und Unterlagen werden von dir geordnet, digital oder in Ordnern abgelegt und so vorbereitet, dass man später alles wiederfindet. Auf Basis unserer Vorlagen erstellst du auch Angebote, passt sie an den jeweiligen Auftrag an und machst sie versandfertig – inklusive Anhänge prüfen. Aber keine Sorge, das machen wir auch zusmmen. Du behältst dabei den Überblick, welche Angebote rausgegangen sind, was nachfasst werden sollte und welche Rückmeldungen offen sind.
• Ein weiterer wichtiger Teil deiner Arbeit ist, im Zusammenspiel mit der Geschäftsleitung die Terminplanung mit der Besichtigungstermine, Kundengespräche und Arbeitseinsätze koordiniert werden.. Du stimmst Kundenwünsche, Tourenplanung und verfügbare Zeiten der Teams aufeinander ab und trägst alles sauber in Kalender und Systeme ein.
• Kurz gesagt: Du machst aus vielen Einzelanfragen einen gut organisierten Tagesablauf.
• ### Telefonzentrale: Annahme von Anrufen, Rückrufe organisieren, erste Auskünfte geben
• ### E-Mail-Korrespondenz mit Kunden, Interessenten und Dienstleistern
• ### Ablage und Strukturierung eingehender Post und Unterlagen
• ### Erstellung von Angeboten nach Vorlagen und Vorbereitung des Versands
• ### Unterstützung bei der Terminplanung für Besichtigungen und Arbeitseinsätze
• ### Enge Abstimmung mit der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft

• Erfahrung im Büro- oder Sekretariatsbereich von Vorteil, Quereinsteiger mit Organisationstalent willkommen
• Sicherer Umgang mit Telefon, E-Mail und gängigen Office-Programmen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise und Spaß am Organisieren
• Freundliches Auftreten am Telefon und im direkten Kontakt