Allrounder (m/w/d) Verwaltung im Pflegeheim

Wir suchen eine/n engagierte/n Mitarbeiter/in für die Verwaltung unserer Einrichtung. Das Seniorenzentrum St. Franziskus Freren bietet 40 Menschen ein Zuhause und betreut 15 Gäste in der Tagespflege. Die familiäre Atmosphäre macht den besonderen Charme unserer Einrichtung aus.

• Allgemeine Verwaltungstätigkeiten im Pflegeheim (Posteingang/ Postausgang, Schriftverkehr, Dokumentation)
• Unterstützung der Pflegeleitung und der Geschäftsführung bei organisatorischen Prozessen
• Terminmanagement, Besprechungskoordination, Protokollführung
• Verwaltung von Personal- und Bewohnerdaten unter Beachtung von Datenschutz und Schweigepflicht
• Unterstützung bei Abrechnung, Fakturierung, Kostenprüfung und Budgetüberwachung
• Koordination von Dienstplänen, Materialbestellung, Lagerverwaltung
• Korrespondenz mit Kostenträgern, Behörden und externen Partnern
• Vorbereitung von Audits, Qualitätsmanagement-Unterstützung, Dokumentation von Prozessen
• Unterstützung im Rechnungswesen (z. B. Belege prüfen, Buchungsvorbereitung) nach Einarbeitung
• Allgemeine organisatorische Aufgaben zur Entlastung der Fachbereiche

• Ihr Profil:- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation; idealerweise Erfahrung in der ambulanten/stationären Pflege oder im Gesundheitswesen
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook); ggf. Kenntnisse in spezieller Verwaltungssoftware (z. B. Abrechnungs- oder Personalsoftware)
• Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise, eigenständiges und zuverlässiges Arbeiten
• Kommunikationsstärke, Diskretion und Teamfähigkeit
• Interesse an der Arbeit in einem Pflegeheim, empathischer Umgang mit Bewohnerinnen und Bewohnern, An- und Zugehörigen
• Flexibilität und Bereitschaft, auch kleine Aufgaben im Team zu übernehmen
• Qualifikationen (von Vorteil, aber nicht zwingend):
• Erfahrung im Qualitätsmanagement oder Audit-Vorbereitung
• Grundkenntnisse im Arbeitsrecht, Datenschutz (DSGVO) und Tarifverträgen
• Grundkenntnisse im AbrechnungswesenAnforderungen an den Bewerber: Grundkenntnisse: Terminplanung, -überwachung, Qualitätsmanagement, Buchführung, Buchhaltung, Abrechnung, Korrespondenz
• Erweiterte Kenntnisse: Büro- und Verwaltungsarbeiten, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office)