Teamassistenz im Fachbereich Chemie

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Teamassistenz im Fachbereich Chemie

Einrichtung: Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften (Fachbereich Chemie)
Wertigkeit: EGR. 9A TV-L
Arbeitsbeginn: schnellstmöglich, unbefristet
Bewerbungsschluss: 12.12.2025
Arbeitsumfang: teilzeitgeeignete Vollzeitstelle

Die Teamassistenz soll die Wissenschaft des Bereichs in Verwaltungsaufgaben unterstützen und als Schnittstelle zu zentralen Einrichtungen im Fachbereich und der Universitätsverwaltung die Vorgänge effizient gestalten.

Die Teamassistenz ist für die Geschäftsführung und die Professor:innen im Institut für Organische Chemie tätig. Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld an der Schnittstelle von Administration, Kommunikation, Lehre und Forschung mit engen Kontakten zu Forschenden und Studierenden.

• Standardaufgaben in der Bürokommunikation:
• Geschäftsabläufe, Tagungsbesuche und Dienstreisen selbstständig organisieren und koordinieren sowie nationale und internationale Gäst:innen betreuen
• Abläufe in den wissenschaftlichen Arbeitsgruppen organisieren
• Öffentlichkeitsarbeit/​Internetseiten des Instituts pflegen
• Personalangelegenheiten:
• bei der Personalverwaltung und Einstellungsverfahren unterstützen und zuarbeiten
• internationale Mitarbeiter:innen unterstützen
• Finanzen und Buchhaltung:
• Dokumentation und Berichterstattung zu Finanzen, Regularien der Mittelgeber und Projektlaufzeiten überwachen
• bei Forschungsanträgen und Drittmittelanzeigen unterstützen
• mit und ggü. Drittmittelgebenden kommunizieren
• Unterstützung in Lehre und Forschung:
• bei der Planung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen sowie der Praktikumsleitung von Laborpraktika organisatorisch unterstützen
• bei Dokumentation und Berichterstattung unterstützen (wissenschaftliche Gutachten, Abschlussarbeiten sowie sonstige Korrespondenz)
• bei der Organisation von Tagungen und Sitzungen vor Ort unterstützen

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltenden Beruf
• oder
• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen
• Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.
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• ## Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten
• Erfahrung in Büroorganisation und ‑kommunikation
• Erfahrungen in administrativen Abläufen wie Personalangelegenheiten, Einkauf, Buchhaltung und Projektbetreuung
• IT‑Kenntnisse (Microsoft Office und z. B. SAP SRM, SharePoint, CMS, Datenbanken, Onlineplattformen, HTML)
• sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch und Englisch
• wünschenswert sind Erfahrungen an wissenschaftlichen Einrichtungen bzw. im naturwissenschaftlichen Bereich
• Engagement, Flexibilität und Aufgeschlossenheit gegenüber Besonderheiten eines Universitäts­betriebes
• Teamfähigkeit und Bereitschaft zur loyalen Zusammenarbeit
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Selbstständigkeit
• freundliches, selbstsicheres und respektvolles Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeiter:innen und Studierenden
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