Office und Community Manager (m/w/d)

Wir sind ein modernes und dynamisches Shared Office Center im Herzen von Leverkusen-Opladen. Wir bieten innovativen Unternehmen, Start-ups und etablierten Firmen eine professionelle und inspirierende Arbeitsumgebung. Unser Erfolg basiert auf exzellentem Service und einer Atmosphäre, in der sich unsere Mieter voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Um diesen hohen Standard zu gewährleisten und weiter auszubauen, suchen wir eine engagierte, kaufmännisch starke und unternehmerisch denkende Persönlichkeit (m/w/d) als zentralen Dreh- und Angelpunkt unseres Centers.

• Deine Mission:
• Als Office und Community Manager (m/w/d) bist Du das Herz und der Motor unseres Centers. Du bist nicht nur die erste Ansprechperson für die Anliegen unserer Mieter und die Beratung von Interessenten, sondern auch die treibende Kraft, die im Hintergrund für perfekt organisierte Abläufe sorgt.
• Du übernimmst die operative Verantwortung für die Mieterbetreuung, unterstützt im Vertrieb und hast den Gestaltungsspielraum, Prozesse aktiv zu optimieren und ein exzellentes Service-Umfeld zu schaffen. Je nach Deinen Fähigkeiten und dem Bedarf im Center, packst Du überall dort mit an, wo es nötig ist – von der Korrespondenz bis zur operativen Unterstützung am Empfang.
• Deine Verantwortungsbereiche im Detail:
• Kundenmanagement und Vertriebsunterstützung:
• Du bist die zentrale Anlaufstelle für Interessenten, führst Beratungsgespräche und Center-Besichtigungen durch.
• Du erstellst Angebote und verantwortest das Vertragsmanagement (Erstellung, Verwaltung, Kündigungen).
• Du agierst als proaktive Ansprechperson für die Anliegen und Wünsche unserer Bestandsmieter und managst das gesamte Onboarding neuer Mitglieder.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung und Organisation von Buchungen für Meetingräume.
• Administrative Steuerung und Backoffice:
• Du übernimmst anspruchsvolle administrative Tätigkeiten, die über das Tagesgeschäft hinausgehen, z. B. die Geschäftskorrespondenz, Rechnungsvorbereitung und kleinere Recherche-Aufgaben.
• Du bearbeitest die Eingangs- und Ausgangspost und übernimmst die Digitalisierung von Dokumenten (als Teil der Gesamtverantwortung für das Backoffice).
• Du bist die primäre Kontaktperson für die Geschäftsleitung und externe Partner (z. B. IT-Dienstleister, Lieferanten).
• Center-Entwicklung und Operative Steuerung:
• Du bringst Dich aktiv in die Weiterentwicklung des Standorts ein – von Marketingideen über die Auswahl neuer Möbel bis zur Optimierung interner Abläufe.
• Du unterstützt das Frontdesk-Team im Tagesgeschäft (Telefon, Empfang ) oder übernimmst diese Aufgaben bei personellen Engpässen (Urlaub/Krankheit) eigenverantwortlich.
• Du hast den Blick für das Ganze und stellst sicher, dass das Center stets repräsentativ und funktionsfähig ist.

• Was Du mitbringst – Dein Profil:
• Qualifikation: Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Hotelfach oder im Immobilienbereich) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung: Du bringst mehrjährige Berufserfahrung in einer organisatorischen Rolle mit, idealerweise in der gehobenen Hotellerie, im Co-Working/Shared Office oder in einer anspruchsvollen Assistenz-Position.
• Kompetenzen: Du hast ein starkes kaufmännisches Verständnis, arbeitest hoch-strukturiert und bist kommunikationsstark. Erste Erfahrung im Vertragsmanagement oder Vertriebsinnendienst ist ein großes Plus.
• Persönlichkeit: Du überzeugst durch ein souveränes, professionelles und kundenorientiertes Auftreten. Eine ausgeprägte Service- und Lösungsorientierung , hohe Eigeninitiative und Zuverlässigkeit zeichnen Dich aus.
• Mentalität: Eine "Hands-on"-Mentalität ist für Dich selbstverständlich. Du siehst die Arbeit und bist Dir nicht zu schade, auch operative Empfangstätigkeiten zu übernehmen, wenn es die Situation erfordert.
• IT-Kenntnisse & Tool-Affinität: Du bist versiert im Umgang mit modernen Office-Anwendungen, idealerweise Google Workspace. Wichtiger als die Kenntnis eines bestimmten Programms ist uns Deine Fähigkeit, Dich schnell und eigenständig in neue Software (z. B. unsere Projektmanagement- oder CRM-Tools) einzuarbeiten und diese souverän zu beherrschen.
• Sprachen: Du verfügst über fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.