Office Manager/in / Teamleitung Verwaltung (m/w/d) - Prozessmanagement / Büroorganisation / Kundenbetreuung

Die Unternehmensgruppe beschäftigt sich mit der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von komplexen Maschinen und bietet zusätzlich Verbrauchsmaterialien an. Die Systeme sind mit hohem Automationsanteil versehen, die in den zu beliefernden Branchen erhebliche Einsparungsmöglichkeiten schaffen. Die Kunden stammen aus der Konsumgüterindustrie, Kunststoff- und Metallverarbeitung sowie der Papierverarbeitung. Der Unternehmenssitz ist im Großraum Rhein/Main, es gibt weitere Produktionsstätten und Niederlassungen in Europa.

Der Bereich Human Resources wird zentral geleitet und lokal an den Standorten umgesetzt. Am Stammsitz haben alle administrativen Funktionen, Vertrieb und Projektierung, Marketing und Produktmanagement, Entwicklung und Konstruktion, sowie Montage und Service ihren Sitz. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen über 3.000 Mitarbeiter, davon etwa die Hälfte in Deutschland. Die Position steht in Altersnachfolge zur Besetzung an, eine Einarbeitung ist in Abstimmung möglich und gewünscht.

Head of Human Resources (d/m/w)

Die Funktion Head of Human Resources berichtet direkt an ein Mitglied der dreiköpfigen Geschäftsführung. Auf der gleichen Ebene wie die zu besetzende Position befinden sich Führungskräfte anderer Funktionsbereiche. Der zu führende Bereich besteht aus verschiedenen Teams für Administration, Personalentwicklung und Recruiting, insgesamt sind über 25 Mitarbeiter in der Zentrale tätig. Zusätzlich sind die internationalen Standorte mit Teams ausgestattet, für die eine fachliche Zuständigkeit besteht.

In den letzten zwei Jahren sind einige Projekte zur Digitalisierung bereits aufgelegt worden, weitere Maßnahmen sind definiert, müssen aber noch konzeptioniert und umgesetzt werden. Zudem sollen einige Themenfelder (z. B. Employer Branding, Führungskräfteentwicklung, Fluktuation / demographische Entwicklung) neu betrachtet werden. Die Position ist mit erheblichem Gestaltungsspielraum ausgestattet und erfährt hohe Unterstützung der Geschäftsführung.

• Selbstständige Organisation des Büros
• Mitarbeit und Assistenz bei den betrieblichen Aufgabengebieten des Inhabers
• Vorbereitung und Umsetzung von Buchhaltung, Rechnungswesen und Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
• Abwicklung des Einkaufsprozesses
• Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
• Eigenständige Bearbeitung von Projekten
• Aktive Mitwirkung in allen Bereichen der Abstimmung und Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und sonstigen Gesprächspartnern
• Vor- und Nachbereitung von wöchentlichen Abstimmungsgesprächen des Teams sowie Protokollierung und Verfolgung der Maßnahmen
• Erstellung von Berichten, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Präsentationen
• Beschaffung und Auswertung von Informationen für Geschäftsprozesse
• Vorbereitung und Koordination von Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Langjährige und umfangreiche Tätigkeit als Assistenz, Büroleitung oder Sekretär/in
• Erfahrungen aus Handwerksbetrieben oder KMU mit Produktionstätigkeit oder technischen Leistungen/Service sind unbedingt erforderlich
• Sicherer Umgang mit MS Office, gerne CRM-Systemen oder Handwerks-Softwarelösungen, Affinität zu digitalen Lösungen und KI, Erfahrung in der Projektarbeit
• Muttersprachliche Kenntnis der deutschen Sprache in Wort und Schrift (C2) ist Voraussetzung. Kenntnisse der englischen Sprache wären ideal
• Dienstleistungsorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise mit Sensibilität für Zusammenhänge und Auswirkungen
• Verständnis für die Besonderheiten eines inhabergeführten Unternehmens, Diskretion und Integrität
• Souveräne Persönlichkeit mit guten kommunikativen Eigenschaften
• Diplomatisches Geschick, Charme, Tatkraft und Durchsetzungsvermögen
• Sicheres Auftreten, besonders im Umgang mit unterschiedlichen Hierarchieebenen oder Kulturkreisen (Kunden/Zulieferer/Verbände)

• Keine Home-Office Angabe