Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz (m/w/d) der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung

Arbeitgeber: Bayerisches Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit
Einsatzort: 80331 München

„One Health“ - dafür steht das Bayerische Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit (LGL) als interdisziplinäre, wissenschaftliche Fachbehörde. Denn die Gesundheit umfasst viele Aspekte - so liefern nur gesunde Tiere gesunde Lebensmittel, und nur eine gesunde Umwelt ermöglicht körperliches, geistiges und soziales Wohlergehen.

Gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen aus der Lebensmittelchemie, der Human- und Veterinärmedizin sowie weiteren (natur-)wissenschaftlichen Disziplinen und der Verwaltung arbeiten wir für die Gesundheit von Mensch und Tier und damit für einen modernen Gesundheits- und Verbraucherschutz in Bayern. Unterstützen Sie uns hierbei an einem unserer zahlreichen Standorte!

Das Sachgebiet GP2 „Digitalisierung und Qualitätssicherung im öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)“ sucht in München (Ridlerstraße) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Verwaltungsfachkraft (m/w/d) als Assistenz (m/w/d) der Sachgebiets- und der Abteilungsleitung
Kennziffer 25162

Sie möchten einen Beitrag zur Modernisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes im Bereich der digitalen Gesundheitsverwaltung und der digitalen Fachanwendungen im Öffentlichen Gesundheitsdienst leisten?

Sie haben Freude an neuen Herausforderungen, lösen gerne Probleme und arbeiten gern in multidisziplinären Teams?

Dann passen Sie zu uns, denn all dies ist möglich im Sachgebiet „Digitalisierung und Qualitätssicherung im Öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD)“ am Landesamt für Gesundheit und Lebensmittelsicherheit. Das neue Sachgebiet koordiniert die Einführung neuer IT-Anwendungen bei den bayerischen Gesundheitsbehörden und trägt dazu bei, diese durch fachlichen und IT-Support in die Fläche zu tragen. Im Rahmen des Förderpaktes für den ÖGD wurden dafür spannende Projekte angestoßen, die uns helfen, all diese Aufgaben durchzuführen. Und hierbei brauchen wir Sie!

• Sie agieren als Assistenz (m/w/d) der Sach­gebiets­leitung
• Sie kümmern sich gerne um die Akten­führung und -ablage mittels eines elektronischen Dokumenten­management­systems und pflegen proaktiv die Adress­listen
• Ihnen obliegen die E-Mail-Verwaltung und der E-Mail-Versand der Team-Postfächer
• Sie kümmern sich um die Post­verteilung und den Post­versand sowie die Brief- und Paket­annahme des gesamten Sach­gebiets
• Sie kümmern sich um den Versand von Vergabe­unterlagen und unter­stützen die Projekt­leiter sowie den Juristen bei öffent­lichen Ausschreibungen
• Die eigenverant­wortliche Material­bestellung und -verwaltung des Teams liegen in Ihren Händen
• Sie kümmern sich gerne um die Koordination und Über­wachung von internen und externen Terminen sowie von Bearbeitungs­fristen
• Auch unterstützen Sie das Team bei der Organisation von Dienst- und Fort­bildungs­reisen
• Sie arbeiten gerne bei der Organisation, Vorbereitung und Durch­führung von internen und externen Veran­staltungen und Besprechungen mit; hierbei helfen Sie auch bei der Erstellung von Präsentationen und Gesprächs­unterlagen sowie bei der Protokoll­führung
• Sie unterstützen auch bei der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern, wie Dienst­leistern oder Ministerien, und bereiten beispiels­weise Anschreiben vor
• Sie organisieren Web-Meetings und sorgen für deren reibungs­losen Verlauf
• Sie übernehmen Internet- und Literatur­recherchen und unter­stützen bei Daten­abfragen und -zusammen­stellungen
• Sie unterstützen die Förder­mittel­koordinatorin bei der Koordination der finanziellen Mittel im Rahmen laufender und zukünftiger Förder­projekte, bei der Rechnungs­prüfung und im Controlling der Förder­mittel
• Sie unterstützen die Projekt­leiter bei der Rechnungs­abwicklung
• Sie wirken mit im Pool der Abteilungs­assistenz für das Landes­institut Gesundheit und unter­stützen die Abteilungs­leitung vor Ort bei analogen Aufgaben (Akten­führung, Post­versand, Material­bestellung) sowie bei der E-Mail-Verwaltung des Landesinstituts-Postfachs und bei weiteren anfallenden Aufgaben

• Berufliche Anforderungen
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kauf­männische Ausbildung, z. B. als Kauffrau / Kaufmann (m/w/d) für Büro­management, Industrie­kauffrau / -kaufmann (m/w/d), Verwaltungs­fach­angestellter (m/w/d), oder vergleichbare Qualifikationen
• Sie verfügen über circa drei Jahre Berufs­erfahrung in dem beschriebenen Aufgaben­feld
• Von Vorteil sind
• Vorerfahrung im öffent­lichen Dienst
• Erfahrung mit virtuellen Teams
• Erfahrung im Umgang mit öffent­lichen Geldern, Förder­mittel­gebern sowie deren Nachweis­pflichten
• Erfahrung in der Zusammen­arbeit mit unter­schied­lichen Organisationen und/oder Organisations­einheiten
• Persönliche Voraussetzungen
• Sehr gute sprachliche Ausdrucks­sicherheit in Wort und Schrift (umfassende Deutsch­kenntnisse [mindestens Sprach­niveau C2 nach GER])
• Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS-Office-Anwendungen, Bereitschaft zur Einarbeitung in behörden­spezifische Software)
• Ein ausgeprägtes Zahlen­verständnis
• Ausgeprägtes Organisations­geschick
• Sorgfalt, Gewissen­haftig­keit und Zuver­lässig­keit
• Teamfähigkeit und sehr gute Kommunikations­fähigkeit
• Eigeninitiative und Freude am selbst­ständigen Arbeiten
• Hohe Flexibilität sowie Besonnen­heit und Umsicht, auch in zeit­kritischen Situationen
• Interkulturelle Kompetenz
• Bereitschaft zu Dienst­reisen