Assistenz und Organisationskoordination (m/w/d)

Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen ist seit 1990 im Landtag von Nordrhein-Westfalen vertreten. Unsere Fraktion stellt in der 17. Wahlperiode 14 der 199 Abgeordneten des Landtags, diese werden von 60 Fraktionsmitarbeiter*innen und Abgeordnetenmitarbeiter*innen bei ihrer Arbeit unterstützt.

Die Fraktion BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN im Landtag NRW sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt

ein Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe und der Fähigkeit zum selbstständigen
Handeln für die Geschäftsstelle der Fraktion (m/w/d)

Die*der Stelleninhaber*in ist die*der Ansprechpartner*in für alle Fraktionsmitglieder, deren Mitarbeitende und Fraktionsmitarbeitende. Die Stelle organisiert alle öffentlichen Bereiche der Fraktion, wie die Küchen und Besprechungsräume, versorgt die Fraktion mit Bewirtungsmitteln, leistet Hilfestellung bei Veranstaltungen und ist für die Materialbeschaffung- und -versorgung zuständig. Zudem ist die Stelle mit der Koordination und Organisation der Fraktionspoststelle betraut. Man fungiert hier ebenso als erste Anlaufstelle für Bürger*innen am Telefon und per Mail.

Für die Berücksichtigung Ihrer Bewerbung ist es notwendig, dass Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnis beigefügt sind.

• allgemeine Büroaufgaben und Assistenztätigkeiten für die Büroleiterin der
• Fraktionsgeschäftsführung (bspw. Vorbereitung von Korrespondenz, Layouten von Texten,
• Führen von Listen, Statistiken und Verzeichnissen)
• Beschaffungs- und Vorratshaltung sowie Inventarisierungswesen zur Aufrechterhaltung des
• Fraktionsbetriebes (u. a. Präsente, Fraktionsküchen, Bewirtungsmittel und Büromaterialien)
• Fraktionsküchen (Sicherung der Betriebsbereitschaft, der Hygiene und Verwaltung/
• Bereitstellung aller benötigten Bewirtungsmittel)
• Postverteilung und Paketmanagement, Ansprechpartner*in für die Poststelle der
• Landtagsverwaltung
• Raumreservierungswesen (Besprechungsräume, Video- und Telefonkonferenzräume)
• Organisation und Ordnungshaltung der Fraktionslager und Besprechungsräume sowie der
• Poststelle
• enge Zusammenarbeit mit der Landtagsverwaltung und externen Dienstleistern der Fraktion
• Unterstützung des Veranstaltungsmanagements in Absprache mit Abgeordnetenbüros und der
• Öffentlichkeitsarbeit (Unterstützung bei Fachveranstaltungen, Genehmigungsverfahren,
• Mitorganisation von Großveranstaltungen und Empfängen der Fraktion)
• Unterstützung bei der Durchführung von Fortbildungsangeboten, in Absprache mit der
• Personalmanagerin
• Verwaltung der Fraktionsfahrräder (Ausgabe und Instandhaltung, etc.)
• Kunst & Kultur im Grünen Foyer (Unterstützung bei Auf- und Abbau von Ausstellungen,
• Absprachen mit Abgeordneten, Künstler*innen und Mitarbeitenden anderer Fraktionen und der
• Verwaltung, Organisation und Durchführung von Vernissagen)
• Betreuung des Fraktionsarchivs und des Grünen Archivs

• mit mindestens befriedigendem Erfolg abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung, z. B. als
• Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement, oder eine abgeschlossene Ausbildung in der
• öffentlichen Verwaltung
• einschlägige, nachgewiesene Berufserfahrung in vergleichbaren Aufgabenbereichen, wie den
• oben genannten oder im öffentlichen Dienst ist von Vorteil
• sehr gute Kenntnisse von Microsoft Office (insbesondere Word, Outlook, Excel und Power Point)
• sowie ausgeprägte Fertigkeit im Layouten von Dokumenten
• ein zuverlässiges und belastbares Organisationstalent mit schneller Auffassungsgabe und der
• Fähigkeit zum selbstständigen Handeln
• Erfahrungen mit parlamentarischen Abläufen und grün-politischen Zusammenhängen sind
• erwünscht, ebenso eine hohe Einsatzbereitschaft und Motivation