Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien

Die Hochschule Bielefeld (HSBI) mit ihren über 10.000 Studierenden steht für höchste Standards in Lehre, Forschung und Wissenstransfer. Die Fachbereiche Gestaltung, Campus Minden, Ingenieurwissenschaften und Mathematik, Sozialwesen, Wirtschaft und Gesundheit arbeiten interdisziplinär, forschungsbasiert und eng vernetzt. Regionale und internationale Kooperationen sowie gelebte Vielfalt und Nachhaltigkeit prägen die Arbeit an den Standorten Bielefeld, Minden und Gütersloh.

An der Hochschule Bielefeld ist in der Hochschulverwaltung im Dezernat Finanzen und Forschung (Ressort Forschung und Entwicklung) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Position als

Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien

zu besetzten. Die Teilzeitstelle (30h/Woche) ist im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung befristet (voraussichtlich bis Mitte Januar 2027). Die Vergütung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen und übertragenen Aufgaben bis zur Entgeltgruppe E 6 TV-L.

Als Assistenz für das Centrum für interdisziplinäre Studien (CiS) unterstützen Sie die wissenschaftlichen Mitarbeitenden und Professor*innen der HSBI bei den administrativen Aufgaben der eingeworbenen FuE-Projekte am Standort Bielefeld. Weiterhin sind Sie für das Flächenmanagement und die Organisation des CiS zuständig.

• Assistenz der jeweiligen Projektleitungen bei FuE-Projekten der HSBI
• Unterstützung bei der Mittelverwaltung der jeweiligen Projekte: Überwachung des Mittelabflusses, Budgetplanung, Erstellung der Verwendungsnachweise
• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen: Teilnehmermanagement, Raumplanung, Erstellung von Infomaterialien
• Weitere administrative Aufgaben z. B. bei der Verwaltung der Geschäftsprozesse
• Personalangelegenheiten der Projekte (z.B. Organisation von Vorstellungsgesprächen)
• Vorbereitung von Sitzungen und Protokollführung
• Raummanagement: Raumvergabe und Nachhaltung der Belegung der Büroräume am Nebenstandort der HSBI (Centrum für interdisziplinäre Studien - CiS)
• Raumvergabe der Besprechungsräume und Labore des CiS
• Koordination der Infrastruktur von Arbeitsplätzen
• Onboarding neuer Mitarbeiter*innen
• Mitwirkung beim Beschaffungsmanagement
• Koordination der Büroabläufe (z. B. Bearbeitung der Eingangspost, Schließberechtigungen)
• Weitergabe von Information an die Beschäftigen des CiS
• Koordination der Wartung der Kopierer/Drucker

• eine abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Beruf oder eine andere einschlägige Qualifikation
• eine einschlägige Berufserfahrung
• selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeit
• sicherer Umgang mit modernen Informations- und Kommunikationsmitteln
• DARÜBER FREUEN WIR UNS
• Kenntnisse im Veranstaltungsmanagement
• Kenntnisse von Verwaltungsabläufen
• Kenntnisse im Hochschulrecht des Landes NRW sind wünschenswert