Unternehmen
ibs Institut für Berufs- und Sozialpädagogik gGmbH
Über diese Stelle
Über ibs Institut für Berufs- und Sozialpädagogik gGmbH
Die ibs gGmbH gehört seit über 40 Jahren zu den führenden Anbietern für Aus- und Weiterbildung im Bereich Gesundheit und Soziales – mit unseren Pflegeschulen in Bremen und Niedersachsen, der Fachschule für Sozialpädagogik in Bremen, unseren ibs Akademien sowie unseren beiden Standorten in Berlin und Rostock.
Zur Verstärkung unseres Teams in den Zentralen Diensten suchen wir per sofort eine engagierte und zuverlässige Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit für 20 Stunden/ Woche . Mit Organisationstalent, Sorgfalt und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf an unseren Standorten. Die Stelle ist befristet für ein Jahr.
Aufgaben
- Folgende Aufgabenschwerpunkte sind weitestgehend eigenständig und in Abstimmung mit der Geschäftsleitung zu verantworten:
- Gebäudemanagement-Betreuung: Planung, Beauftragung und Überwachung von Handwerkern/Dienstleistern an unseren Schul- und Weiterbildungsstandorten in Bremen, Achim und Osterholz-Scharmbeck (inkl. Hausmeister, Reinigung)
- Betreuung Sachversicherungsverträge: Sicherstellung Erfüllung Vertragspflichten, regelmäßige Überprüfung Angemessenheit Versicherungsleistungen, Bearbeitung Schadensregulierung
- Ansprechpartner für Telekommunikationsdienstleister: Leistungs- und Rechnungskontrolle in Zusammenarbeit mit IT-Kolleg*innen
- Einkauf/Bestellungen: Büromittelbedarf, (Veranstaltungs-) Catering, temporärer zusätzlicher Raumbedarf etc.
- Organisatorische Mitarbeit und Unterstützung bei Events/Fachtagen; sowohl interne als auch externe Veranstaltungen mit Teilnehmenden/Kunden
Fähigkeiten
- Berufserfahrung in Assistenz-, Office- oder Verwaltungsfunktionen, idealerweise mit Berührungspunkten zu Gebäudemanagement, Versicherungen und Telekommunikation
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Verlässlichkeit und Diskretion
- Souveräne Kommunikation mit internen Bereichen und externen Dienstleitern
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams
Standort
Adresse
Bremen, Deutschland