Assistent*in für das Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)

Die Stadt Pinneberg ist sowohl ein beliebter Wohnort im Grünen nordwestlich von Hamburg als auch eine attraktive Arbeitgeberin. Bei uns kümmern sich rund 470 engagierte Mitarbeiter*innen gerne um die Anliegen unserer 45.000 Einwohner*innen. Toleranz, Respekt und Vielfalt sind uns wichtig.

Die Stadt Pinneberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Assistent*in für das Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)
(unbefristet in Voll- odervTeilzeit, Entgeltgruppe 7 TVöD)

• Organisation des Bürgermeister-Sekretariats sowie Wahrnehmung von administrativen Tätigkeiten wie Terminkoordination, Reiseplanung und Fristenkontrolle sowie Aktenführung und
• verwaltung
• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation für die Stadt Pinneberg
• Erstellung von Texten sowie Recherche und Aufbereitung von Unterlagen nach Vorgabe (z. B. Verfassen und Gestalten von Grußworten, Reden, Glückwünschen, Pressemitteilungen etc.)
• Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
• Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Projekten
• besondere Aufgaben nach Weisung des Bürgermeisters

• Voraussetzung für die ausgeschriebene Stelle ist
• eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenprüfung I, eine dreijährige kaufmännische Ausbildung im Bürobereich oder eine andere Qualifikation, die zur Übernahme der o. g. Aufgaben befähigt
• Zudem sollten Sie über ein freundliches und empathisches Auftreten, organisatorisches Geschick, eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Belastbarkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise verfügen. Diskretion, eine hohe Vertrauenswürdigkeit und rasche Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit, sicheres und verbindliches Auftreten sowie eine sehr gute Selbstorganisation werden vorausgesetzt.
• Für die Bewerbung von Vorteil sind
• Kenntnisse und Erfahrungen im o. g. Aufgabengebiet
• berufliche Erfahrungen als Assistenz einer Führungskraft
• souveräne Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Freude am Schreiben sowie die Fähigkeit, spezifische Inhalte zielgruppengerecht aufzuarbeiten
• gute Verwaltungskenntnisse
• sehr gute MS Office-Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
• Zudem sollten Sie über ein freundliches und empathisches Auftreten, organisatorisches Geschick, eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Belastbarkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise verfügen. Diskretion, eine hohe Vertrauenswürdigkeit und rasche Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit, sicheres und verbindliches Auftreten sowie eine sehr gute Selbstorganisation werden vorausgesetzt.