Teamassistenz (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre in Bochum ( www.mpi-sp.org ) ist ein Forschungsinstitut der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V., das die vielfältigen Aspekte der IT‑Sicherheit und des Datenschutzes interdisziplinär erforscht. Das neu gegründete und expandierende Institut wird im Endausbau 18 Forschungsgruppen umfassen und ca. 200 Mitarbeiter*innen und Gäste beschäftigen. Das Institut kooperiert mit der Fakultät für Informatik der Ruhr-Universität Bochum ( www.informatik.rub.de ). Bochum gehört zu den weltweit führenden Forschungsstandorten für Cybersicherheit und ist Heimat der größten Ausbildungsstätte Europas in diesem Fachgebiet sowie einer lebhaften Start-up-Szene.

Wir suchen zur administrativen Unterstützung unserer Spitzenforscher*innen in unserem Office Team ab sofort eine

Teamassistenz (m/w/d)

• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Forschungsgruppen des Instituts und ihre Gruppenleitungen in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Als Frontoffice sind Sie erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und Sie stimmen sich eng mit den weiteren Fachbereichen der Verwaltung ab.
• Sie unterstützen bei der Organisation interner und übergreifender Veranstaltungen wie Symposien, Retreats, Summer Schools oder Seminare.
• Sie übernehmen sämtliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie die gesamte Büroorganisation.
• Sie betreuen den Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter.
• Sie koordinieren Termine & Dienstreisen und betreuen die Besucher*innen und Gäste unseres Instituts.
• Sie unterstützen die Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Institutsaufbaus.
• Ihre aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts rundet Ihr Aufgabenspektrum ab.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachen­korrespondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Sie besitzen einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Servicetätigkeiten (vorzugsweise im Veranstaltungsmanagement), wenn möglich auch in interkulturellen Arbeitsumgebungen bzw. im Wissenschaftsmanagement.
• Als internationales Forschungsinstitut setzen wir sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift voraus (mind. C1‑Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zielorientiert, ein sicherer Umgang mit Microsoft Office wird vorausgesetzt.
• Eigeninitiative, Flexibilität und eine hohe Belastbarkeit gehören zu Ihren Stärken.
• Sie sind in der Lage, durch Ihr sicheres und freundliches Auftreten mit allen Ansprechpartner*innen kompetent und verbindlich zu kommunizieren, auch schwierige Situationen bringen Sie nicht aus der Ruhe.
• Sie sind es gewohnt, bereichsübergreifend in diversen Teams zusammenzuarbeiten und mit gemeinsamen Lösungen zum Fortschritt des Instituts beizutragen.
• Eine hohe soziale Kompetenz und ein ausgeprägtes Organisationstalent vervollständigen Ihr Profil.