Unternehmen
meinestadt.de
Über diese Stelle
Pinneberg
Admin & Assistance, Assistenz
Festanstellung
Teilweise Remote Work
Über meinestadt.de
Arbeitgeber: Stadt Pinneberg
Einsatzort: 25421 Pinneberg
Die Stadt Pinneberg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
eine*n Assistent*in für das Vorzimmer des Bürgermeisters (m/w/d)
(unbefristet in Voll- oder Teilzeit, Entgeltgruppe 7 TVöD)
Aufgaben
- Organisation des Bürgermeister-Sekretariats sowie Wahrnehmung von administrativen Tätig- keiten wie Terminkoordination, Reiseplanung und Fristenkontrolle sowie Aktenführung und -verwaltung
- Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation für die Stadt Pinneberg
- Erstellung von Texten sowie Recherche und Aufbereitung von Unterlagen nach Vorgabe (z. B. Verfassen und Gestalten von Grußworten, Reden, Glückwünschen, Pressemitteilungen etc.)
- Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
- Mitwirkung bei der Planung und Durchführung von Projekten
- besondere Aufgaben nach Weisung des Bürgermeisters
Fähigkeiten
- Voraussetzung für die ausgeschriebene Stelle ist
- eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenprüfung I, eine dreijährige kaufmännische Ausbildung im Bürobereich oder eine andere Qualifikation, die zur Übernahme der o. g. Aufgaben befähigt
- Für die Bewerbung von Vorteil sind
- Kenntnisse und Erfahrungen im o. g. Aufgabengebiet
- berufliche Erfahrungen als Assistenz einer Führungskraft
- souveräne Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Freude am Schreiben sowie die Fähigkeit, spezifische Inhalte zielgruppengerecht aufzuarbeiten
- gute Verwaltungskenntnisse
- sehr gute MS Office-Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagement- systemen
- Zudem sollten Sie über ein freundliches und empathisches Auftreten, organisatorisches Geschick, eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Kundenorientierung, Belastbarkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise verfügen. Diskretion, eine hohe Vertrauenswürdigkeit und rasche Auffassungsgabe, Zuverlässigkeit, sicheres und verbindliches Auftreten sowie eine sehr gute
- Selbstorganisation werden vorausgesetzt.
Standort
Adresse
Pinneberg, Deutschland