Unternehmen
Max-Planck-Institut für Sicherheit und Privatsphäre (Job via XING.com)
Über diese Stelle
36500 bis 49000 € Brutto/Jährlich
Bochum
Admin & Assistance, Assistenz, Verwaltung & Office
Festanstellung
Teilweise Remote Work
Aufgaben
- Unterstützung der wissenschaftlichen Forschungsgruppen und ihrer Gruppenleitungen in organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Erste Ansprechstation für alle Belange der wissenschaftlichen Beschäftigten und enge Abstimmung mit den Fachbereichen der Verwaltung.
- Organisation interner und übergreifender Veranstaltungen wie Symposien, Retreats, Summer Schools oder Seminare.
- Übernahme sämtlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie gesamte Büroorganisation.
- Betreuung des Welcome-Service im Rahmen des Onboardings neuer Beschäftigter.
- Koordination von Terminen und Dienstreisen sowie Betreuung der Besucher*innen und Gäste des Instituts.
- Unterstützung der Optimierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse im Rahmen des Institutsaufbaus.
- Aktive Mitarbeit in relevanten Projekten zum Aufbau des Instituts.
Fähigkeiten
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent*in, kaufmännische Ausbildung) oder vergleichbare Qualifikation.
- Einschlägige Berufserfahrung in organisatorischen und administrativen Servicetätigkeiten, vorzugsweise im Veranstaltungsmanagement.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. C1‑Niveau), gerne auch in weiteren Fremdsprachen.
- Selbstständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise; sicherer Umgang mit Microsoft Office.
- Eigeninitiative, Flexibilität und hohe Belastbarkeit.
- Sicheres und freundliches Auftreten zur kompetenten Kommunikation mit Ansprechpartner*innen.
- Erfahrung in bereichsübergreifender Zusammenarbeit in diversen Teams.
- Hohe soziale Kompetenz und ausgeprägtes Organisationstalent.
Benefits
- Eigenständiges und abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem jungen und dynamischen Forschungsinstitut.
- Förderung der persönlichen Entwicklung durch individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und Sprachkurse.
- Kollegialer Zusammenhalt in einem interkulturellen Wissenschaftsumfeld.
- Möglichkeit, sich aktiv in die Community einzubringen und die Entwicklung des Instituts voranzubringen.
- Offene Arbeitsatmosphäre mit Kommunikation auf Augenhöhe und flachen Hierarchien.
- Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund) inklusive Sozialleistungen und Jahressonderzahlung.
- 30 Tage Urlaub und Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL).
- Möglichkeit, nach Absprache im Homeoffice zu arbeiten.
- Regelmäßige Teamevents.
Standort
Adresse
44799 Bochum, Deutschland