Schulsekretär*in Weiherwaldschule

Schulsekretär*in Weiherwaldschule

Schul- und Sportamt
* Start: nächstmöglich
* unbefristet
* Teilzeit 43,15 %
* Bezahlung: bis E 8 TVöD

Als Schulträger gewährleistet das Schul- und Sportamt die optimale Ausstattung und Organisation aller rund 90 öffentlichen Schulen der Stadt und verantwortet zugleich die kommunale Sportverwaltung. Die Weiherwaldschule als Grundschule mit rund 190 Schüler*innen befindet sich im Stadtteil Weiherfeld. Ihr Arbeitsplatz im Schulsekretariat ist das Herzstück der Schule – hier laufen alle organisatorischen Fäden zusammen. Sie arbeiten im Rahmen einer Ferienregelung: Während der Schulzeit beträgt Ihre wöchentliche Arbeitszeit 20,14 Stunden. In den Schulferien ist keine Arbeitsleistung zu erbringen. Insgesamt entspricht dies einem Beschäftigungsumfang von 43,15 %.

• Zentrale*r Ansprechpartner*in: Als erste Anlaufstelle für Schüler*innen, Eltern, Schulleitung und Lehrkräfte erteilen Sie persönliche und telefonische Auskünfte und koordinieren Termine, Anfragen sowie den laufenden Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten.
• Office-Management: Eigenverantwortlich pflegen Sie die elektronischen Schülerdaten und übernehmen die Schülerverwaltung. Sie bearbeiten die eingehende Post, Rechnungen und Bestellungen und führen die Registratur. Darüber hinaus verwalten Sie Lernmittel und Materialien, pflegen Inventarlisten und erledigen weitere Sekretariatsaufgaben.

• Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Fachkenntnisse und Berufserfahrung: Idealerweise bringen Sie bereits fundierte Erfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich mit und arbeiten sicher und routiniert mit den gängigen Office‑Tools. Neue IT‑Anwendungen eignen Sie sich schnell und eigenständig an.
• Kompetenzen: Ihre Arbeitsweise zeichnet sich durch Selbstständigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit aus. Als wichtiges Bindeglied der Schule arbeiten Sie gerne im Team und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick. Sie sind eine aufgeschlossene Persönlichkeit, treten kompetent und sympathisch auf und überzeugen durch Ihre verbindliche Art.