Leitung für die Abteilung Drittmittelmanagement (w/m/d) (Betriebswirt/in (Fachschule) - Steuern/Bachelor Professional in Wirtschaft)

Der Drittmittelhaushalt umfasste im Jahr 2025 Erträge in Höhe von 14 Mio. €.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine
Leitung für die Abteilung Drittmittelmanagement (w/m/d)

• Die Serviceabteilung Drittmittelmanagement verantwortet den Drittmittel- und Auftragshaushalt des DIW Berlin. Sie agiert damit an einer essentiellen Schnittstelle der Gesamtadministration des Instituts, indem sie das Controlling der Projektbudgets verantwortet, in allen finanziellen Angelegenheiten mit den internen und externen Stakeholdern kommuniziert und die Planung der laufenden Projekte übernimmt. Sie unterstützt die Antragstellung in den wissenschaftlichen Abteilungen und steht in allen Fragen rund um die laufenden Projekte zur Verfügung. Als Leitung verantworten Sie die strategische und operative Steuerung aller Drittmittelprozesse am DIW Berlin und stellen ein effizientes Projektcontrolling sicher. Sie arbeiten in enger Kooperation mit der Geschäftsführung des DIW Berlin an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung und tragen zur rechtssicheren, effizienten und transparenten Abwicklung von Drittmittelprojekten bei.• Disziplinarische, fachliche und organisatorische Leitung der Abteilung Drittmittelmanagement mit derzeit vier Mitarbeitenden
• Verantwortung, Sicherstellung und stetige Weiterentwicklung der Strukturen und Prozesse zur rechtssicheren, effizienten und transparenten Abwicklung von Drittmittelprojekten sowie des damit verbundenen Projektcontrollings am DIW Berlin
• Stetige Weiterentwicklung der Digitalisierung von Prozessen im Kontext der zentral vorhandenen IT-Strukturen (Buchhaltungssystem MACH, Microsoft 365)
• Beratung der wissenschaftlichen Abteilungen und Projektverantwortlichen zu administrativen Fragen der Projektplanung und Antragstellung
• Konzeptionelle Unterstützung des Vorstandes bei der Weiterentwicklung der Drittmittelstrategie des DIW Berlin
• Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen bei der Optimierung der Drittmittelakquise
• Bewertung komplexer Vertragskonstellationen, insbesondere bei internationalen Projekten oder Aufträgen
• Verantwortung und Weiterentwicklung des Berichtswesens im Drittmittelbereich in enger Abstimmung mit der Stabsstelle Strategisches Controlling
• Enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung, sowie der Stabsstelle Strategisches Controlling, insbesondere im Hinblick auf zentrale Prozesse wie die Erstellung von Programmbudget, kaufmännischem Jahresabschluss und kameralem Verwendungsnachweis

• Dafür verfügen Sie über folgende Qualifikationen:• Abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium mit langjähriger Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement (vorzugsweise im Drittmittelbereich)
• Fundierte fachbezogene Kenntnisse im Haushalts-, Zuwendungs- und Steuerrecht und die Fähigkeit zur sicheren Anwendung der Förderbestimmungen von nationalen und internationalen Drittmittelgebern, idealerweise auch Vertrags- und Regelwerkskompetenz
• Strategische und konzeptionelle Kompetenzen zur Steuerung von Prozessen und zur (Finanz-)Planung
• Mehrjährige Erfahrung in der Leitung von Teams
• Sicherer Umgang mit Controlling-Tools und Buchhaltungssystemen (idealerweise MACH) sowie vertiefte Kenntnisse bei der Anwendung von Excel
• Verständnis für Datenanalyse-Methoden, Budget-Monitoring und Plan-/Ist-Abgleich-Modelle sowie effizientes Reporting
• Sehr gute Deutsch- und gute Englisch-Sprachkenntnisse in Wort und SchriftAnforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Vertragsrecht
• Expertenkenntnisse: Fördermittelmanagement
• Zwingend erforderlich: Haushaltsrecht, Zuwendungsrecht, Steuerrecht, Drittmittelmanagement