Unternehmen
Immotime Gruppe
Über diese Stelle
Heidelberg
Admin & Assistance, Assistenz, Office Management, Verwaltung & Office
Festanstellung
Über Immotime Gruppe
Die Immotime-Gruppe ist ein erfolgreiches, mittelständisches Schweizer Familienunternehmen. Wir verfügen über eine ausgeprägte Immobilienexpertise in den Assetklassen Büro, Handel, Logistik und Wohnen. Unsere Kernkompetenz liegt in der Verwaltung unserer eigenen, überwiegend gewerblich genutzten Bestandsimmobilien.
Für unser Büro in Heidelberg suchen wir Verstärkung. Wir freuen uns auf eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit für die Position:
Office Manager | Teamassistenz (m/w/d)
Aufgaben
- Eine aufgeschlossene, positive, motivierte und zuverlässige Persönlichkeit als Verstärkung für unser Team, die sich nicht vor Veränderungen scheut, die mitdenkt, mitgestaltet und aktiv an der stetigen Weiterentwicklung unseres Unternehmens mitwirkt.
- Ihre Hauptaufgaben umfassen:
- Office Management
- Organisation und Steuerung des gesamten Büroalltags
- Empfang und Betreuung von Geschäftspartnern und Gästen
- Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Verwaltung von Büromaterialien, Dienstleistern und Verträgen
- Sicherstellung effizienter Abläufe und strukturierter Ablagesysteme
- Teamassistenz
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im Tagesgeschäft
- Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Protokollführung und Aufgabenverfolgung
- Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsunterlagen
- Zentrale Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpartner
- Projektentwicklung / Sachbearbeitung
- Unterstützung bei der Entwicklung und Steuerung von Immobilienprojekten
- Pflege und Verwaltung projektrelevanter Daten und Dokumente
- Koordination projektbezogener Termine mit Behörden, Planern und Dienstleistern
- Unterstützung bei Genehmigungsprozessen und Projektunterlagen
- Nachverfolgung von Fristen und Projektständen
Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Sachbearbeitung
- Idealerweise Berührungspunkte mit Immobilien oder Projektentwicklung
- Strukturierte, eigenständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsstärke, Flexibilität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
- Diskretion
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
- Kommunikationsstärke und Freude an Teamarbeit
Standort
Adresse
Heidelberg, Deutschland