Mitarbeiter (m/w/d) für Gremienorganisation und Sitzungsmanagement in Vollzeit

Du hast von der Deutschen Gesellschaft für Zerstörungsfreie Prüfung e. V. noch nie gehört? So geht es vielen! Aber dennoch sind wir auch in Deinem Umfeld verantwortlich für die Unfälle, die nicht passieren. Wusstest Du, dass jeder Start eines Flugzeugs, die Reise in ICE-Zügen, die sichere Fahrt in unseren Autos oder der Bau tragfähiger Brücken ohne den Einsatz zerstörungsfreier Prüfung undenkbar ist?

Wir sind das Netzwerk für Qualität und Sicherheit im Alltag. Dafür schulen und zertifizieren wir in unseren bundesweiten Schulungszentren Prüferinnen und Prüfer für nahezu alle Industriezweige in den Verfahren der Zerstörungsfreien Prüfung. Wir engagieren uns national und international in Gremienarbeit, vernetzen die Fachcommunity auf Tagungen und Konferenzen und leisten Öffentlichkeitsarbeit.

Wir suchen Dich ab sofort und unbefristet für unseren Standort in Berlin-Adlershof als

Mitarbeiter (m/w/d) für Gremienorganisation und Sitzungsmanagement in Vollzeit

Bei uns erwartet dich ein motiviertes Team mit kurzen Entscheidungswegen, das offen ist für eigene Ideen und neue Impulse. Zugleich legen wir Wert auf einen kollegialen, wertschätzenden Umgang, bei dem die Freude an der Arbeit nicht zu kurz kommt. Hast du Lust, mit rund 100 Kolleginnen und Kollegen die Welt jeden Tag ein Stück sicherer zu machen? Wir freuen uns auf dich!

• Du organisierst die Sitzungen unserer Fachgremien – von der Terminabstimmung über Einladungen und Erinne­rungen bis zur Nachbereitung.
• Du koordinierst die organisatorische Vorbereitung der Sitzungen, z. B. Raumplanung, Technik, Catering sowie Online- oder Hybridformate.
• Du pflegst die Daten unserer Gremienmitglieder in unserem ERP-System und hältst Teilnehmerlisten, Verteiler und Dokumentenablagen aktuell.
• Du überwachst Fristen, sorgst dafür, dass Unterlagen rechtzeitig vorliegen, und unterstützt bei deren Versand und Ablage.
• Du bist organisatorische Ansprechperson für unsere ehrenamtlich engagierten Expertinnen und Experten.
• Du unterstützt das Team bei Bedarf auch bei weiteren organisatorischen Aufgaben, Recherchen oder der Vorbereitung von Veranstaltungen und Projekten.
• Du bist kommunikative Schnittstelle zwischen internen Abteilungen, Ehrenamtlichen und Teammitgliedern – dabei hältst du Informationen zusammen und bringst alle auf den gleichen Stand.
• Du kümmerst dich um kleinere Website-Pflegeaufgaben und unterstützt das Team bei Bedarf.
• Du bringst eigene Ideen und Verbesserungsvorschläge ein und unterstützt uns dabei, Abläufe und organisatorische Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.

• Du verfügst mindestens über eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du arbeitest gerne mit Menschen zusammen und bist teamfähig, aufgeschlossen und kommunikationsstark – ob schriftlich oder am Telefon.
• Du bist organisiert, verlässlich und lösungsorientiert – und behältst auch bei mehreren Aufgaben gleichzeitig einen kühlen Kopf.
• Du hast Lust, dich in neue Prozesse, Tools und Themen einzuarbeiten und bist neugierig.
• Du beherrschst MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) sicher – und hast idealerweise schon Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. Cloud-Systeme oder Business Central).
• Erste Erfahrungen im Marketing oder Grafik-Design (InDesign) sind wünschenswert, aber nicht zwingend erfor­derlich.
• Du verfügst über verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du bist bereit, gelegentlich Dienstreisen innerhalb Deutschlands zu übernehmen (z. B. zur Begleitung von Sitzungen oder Veranstaltungen).