Kaufmännische Assistenz / Office Manager (m/w/d) in Voll-/Teilzeit

Wir sind ein etabliertes Ingenieurbüro mit Fokus auf Brandschutz und betreuen spannende Projekte in der Region und ganz Bayern. Als kleines Team legen wir Wert auf flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und ein kollegiales Miteinander. Zur Verstärkung unseres Backoffice suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die den Überblick behält und unsere Ingenieure entlastet.

• Als kaufmännische Assistenz sind Sie die zentrale Anlaufstelle und sorgen für einen reibungslosen Büroablauf. Ihr Aufgabenbereich umfasst im Wesentlichen:
• Angebotserstellung: Erstellung, Nachverfolgung und Verwaltung von Angeboten in Abstimmung mit der Geschäftsführung und den Projektleitern.
• Projektcontrolling & Abrechnung: Vorbereitung der Projektabrechnungen, Rechnungsstellung und kaufmännische Begleitung der Projekte bis zum Abschluss.
• Buchhaltungsvorbereitung: Erfassung von Eingangsrechnungen, Pflege der Buchhaltungsdaten für den externen Steuerberater.
• Allgemeine Backoffice-Tätigkeiten:
• Korrespondenz und Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden (telefonisch und schriftlich).
• Konzeption von Präsentationen, optional auch Betreuung und Pflege der Social Media Kanäle u.a.
• Bestellung von Büromaterial und Verwaltung der Büroausstattung.
• Datenpflege und Ablage.

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Idealerweise Berufserfahrung in einem Ingenieur- oder Architekturbüro, alternativ in einer ähnlichen Dienstleistungsbranche.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) erforderlich, Erfahrung mit Büromanagementprogrammen von Vorteil
• Eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Kommunikationsstärke, Teamgeist und ein freundliches Auftreten.
• Organisationstalent und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse