Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)

Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Essen , in der Fakultät Ingenieurwissenschaften, Institut für Metall- und Leichtbau eine:n

Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Assistenz der Institutsleitung (w/m/d)
(Entgeltgruppe 9 a TV-L, 50%, unbefristet)

Das Institut für Metall- und Leichtbau ist Teil der Abteilung Bauwissenschaften der Fakultät Ingenieurwissenschaften der UDE und beschäftigt sich in der Lehre und Forschung mit dem Stahl- und Membranbau im Bauwesen. Ferner ist das Institut für Metall- und Leichtbau nach DIN EN ISO/IEC 17025 akkreditiert und vom Deutschen Institut für Bautechnik (DIBt) als Prüf-, Überwachungs- und Zertifizierungsstelle (PÜZ-Stelle) (NRW71) anerkannt.

• Verwaltung und Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln (u. a. Durchführung einer rollierenden Budgetplanung, Investitionsplanung, Beschaffungen im Rahmen der freihändigen Vergabe von Angebotseinholung bis Rechnungsprüfung)
• Administrative Betreuung und Abwicklung von nationalen und internationalen Forschungsprojekten (u. a. Kalkulation und Erstellung von Mittelabrufen, Ratenumstellungen, Zwischen- und Abschlussnachweisen)
• Angebots- und Auftragsbearbeitung von Industrieprojekten (u. a. Vertragsprüfung, administrative Bearbeitung, Rechnungsstellung, Überwachung der Zahlungseingänge und Mahnverfahren)
• Verwaltung und Bewirtschaftung von Personalmitteln (u. a. Planung und Vorbereitung aller Personalmaßnahmen des Institutes, Überwachung und Steuerung des Personalbudgets)
• Planung, Prüfung und Abrechnung von Dienstreisen
• Organisation von Veranstaltungen (Konferenzen, Fachvorträge)
• Vorbereitung und Ausarbeitung unterschriftsreifer Vorgänge
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Mindestens mit der Note “befriedigend“ abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen oder verwaltenden Ausbildungsberuf oder BA-Abschluss in einem kaufmännischen oder verwaltenden (dualen) Studium sowie
• mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sicherer und versierter Umgang mit gängigen Bürokommunikationsanwendungen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Mindestens grundlegende Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit einem ERP-System (z. B. SAP)
• Gute Englischkenntnisse, die sicher in der täglichen Arbeit angewendet werden können
• Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick zu behalten und Lösungen souverän umzusetzen
• Ausgeprägtes Organisationstalent, Eigeninitiative und Eigenständigkeit, kommunikative Fähigkeiten, analytisches Denkvermögen, Bereitschaft zur Fortbildung
• Von Vorteil sind Erfahrungen in der Administration und Mittelbewirtschaftung in einem Wissenschaftsbetrieb