Office ManagerIn

MediSector ist ein inhabergeführtes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Euskirchen, das in mehreren Service- und Organisationsbereichen tätig ist. Wir arbeiten eng mit öffentlichen Stellen, Partnern und Privatkunden zusammen und legen großen Wert auf Verlässlichkeit, Struktur und professionelle Abläufe.
Aktuell befinden wir uns in einer Wachstums- und Expansionsphase. Um diese Entwicklung erfolgreich weiterzuführen, bauen wir unsere internen Strukturen gezielt aus und suchen eine erfahrene Office Managerin, die den Büroalltag organisiert und die Geschäftsführerinnen aktiv unterstützt.
Bei uns erwartet Sie kein starres Konzernumfeld, sondern ein persönliches, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen, in dem Mitdenken, Eigenverantwortung und Engagement ausdrücklich erwünscht sind.

• Eigenständige Organisation und Koordination des gesamten Büroalltags • Professionelle Steuerung der Telefon- und E-Mail-Kommunikation • Terminplanung, -koordination und -vorbereitung für die Geschäftsführerinnen • Enge Zusammenarbeit mit den Geschäftsführerinnen bei organisatorischen und administrativen Themen • Vor- und Nachbereitung von Meetings und Terminen • Koordination interner und externer Ansprechpartner • Organisation und Buchung von Werbemaßnahmen (z. B. Online- und Printanzeigen) • Nachverfolgung von Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen • Strukturierung von Abläufen sowie Optimierung interner Prozesse • Allgemeine Büroorganisation und administrative Tätigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren Position • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift • Souveränes, freundliches und professionelles Auftreten • Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise • Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit • Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace und digitalen Tools • Erfahrung im Termin- und Projektmanagement • Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit • Belastbarkeit und Überblick auch in arbeitsintensiven Phasen