HR Specialist (m/w/d) Administration

ITW ist ein global operierendes Fortune-200-Unternehmen. Die innovativen Produkte und kundenspezifischen Lösungen des Unternehmens finden sich bis in die entlegensten Ecken dieser Welt. ITW beschäftigt mehr als 45.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hat seinen Hauptsitz in Glenview, Illinois. Als Teil der ITW-Gruppe ist die Orbitalum Tools GmbH führender Hersteller von Orbitalschneid- und Orbitalschweißprodukten. Mit Komplettlösungen zum präzisen Trennen und Anfasen von Rohren sowie zum Orbitalschweißen sorgen wir für eine lebenswerte Welt durch sichere Rohrverbindungen.

Wir suchen Sie am Standort Singen als:

HR Specialist (m/w/d) Administration

Als Teil unseres HR-Teams schaffen Sie als Elternzeitvertretung (befristet auf 1–2 Jahre) die Grundlage für stabile HR-Prozesse. Sie begleiten den gesamten Employee Lifecycle – vom Eintritt bis zum Austritt – und arbeiten eng mit Kolleginnen und Kollegen sowie anderen Fachbereichen zusammen, um reibungslose Abläufe sicherzustellen. Mit einer dienstleistungsorientierten und proaktiven Arbeitsweise tragen Sie zur kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer HR-Prozesse und -Ansätze bei.

• Sie übernehmen administrative Aufgaben rund um unsere Personalprozesse
• Sie pflegen die Personalstammdaten und die digitalen Personalakten mithilfe unserer HR-Tools und sorgen für eine akkurate, aktuelle Datenbasis
• Sie sind für das digitale Zeitmanagement verantwortlich, betreuen das Zeitmanagement-Tool und schulen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Bezug auf dessen Anwendung
• Sie bereiten Arbeitsverträge, Bescheinigungen, Arbeitszeugnisse sowie Dokumente rund um das On- und Offboarding und die Kooperation mit dem Betriebsrat vor
• Sie bilden die Schnittstelle zur Abteilung Finance und stellen korrekte Daten im Rahmen des Monatsabschlusses sicher, z. B. Zeitsalden, Urlaubsstände oder Headcounts
• Sie helfen bei der vorbereitenden Entgeltabrechnung und arbeiten eng mit unserem externen Entgeltbüro zusammen
• Sie unterstützen im Bewerbermanagementprozess, z. B. durch Kommunikation mit Bewerbenden
• Sie übernehmen die Abstimmung und Organisation von Events im Rahmen von firmeninternen Veranstaltungen, Meetings sowie des Hochschulmarketings
• Sie wirken an der Administration und Betreuung unserer Benefits mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Personalmanagement
• Erste Erfahrung in der Personalsachbearbeitung
• Sie arbeiten organisiert, zuverlässig und strukturiert
• Sie agieren proaktiv, teamorientiert und mit hohem Verantwortungsbewusstsein sowie äußerster Diskretion
• Sie gehen sicher mit MS Office (insbesondere Excel) um und haben eine Affinität zu HR-Systemen und digitalen Prozessen
• Sie sind zeitlich flexibel für die HR-Aufgaben rund um die Monatsabschlüsse
• Sie verfügen über fließende Deutsch- und gute Englischkenntnisse