Executive Assistant (m/w/d) - im Zentrum von Führung, Organisation und Wirkung

HRblue ist seit über 25 Jahren spezialisiert auf die Besetzung von HR Fach- und Führungspositionen. In allen Branchen und in ganz Deutschland.

Aktuell besetzen wir folgendes Mandat:

Unser Klient ist ein international etabliertes und erfolgreiches Dienstleistungsunternehmen. Aufgrund seiner innovativen und zukunftsorientierten Themen bietet das Unternehmen spannende Perspektiven in einem wirtschaftlich sehr soliden Umfeld.

Die Position kann auch in Teilzeit (30-32 Wochenstunden) besetzt werden.

• In dieser Position sind Sie zentrale Schnittstelle und unterstützen ein Vorstandsmitglied im operativen Tagesgeschäft. Sie sorgen für reibungslose Abläufe und stellen sicher, dass komplexe Themen effizient vorbereitet, gesteuert und nachgehalten werden. Mit Weitblick, Diskretion und einem hohen Qualitätsanspruch halten Sie den Überblick und treiben Themen aktiv voran.
• Die Aufgaben
• Sie sind verlässliche Ansprechpartnerin und sorgen für Struktur, Priorisierung und reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft eines Vorstandsmitglieds
• Sie koordinieren Kalender, Termine, Reisen und Kommunikation und stellen eine vorausschauende, effiziente Planung sicher
• Sie bereiten Meetings, Gremien- und Entscheidungsformate strukturiert vor, begleiten diese und verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach
• Sie erstellen und optimieren hochwertige Präsentationen, Unterlagen und Korrespondenz und agieren als Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern
• Sie gestalten aktiv effiziente Office- und Zusammenarbeitsprozesse mit und treiben Digitalisierung sowie kontinuierliche Verbesserung im administrativen Umfeld voran

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs- oder Vorstandsebene in einem modernen und dynamischen Umfeld
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Priorisierungsstärke und ein hohes Maß an Eigeninitiative
• Souveränes Auftreten, Diskretion und Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und ein ausgeprägtes Verständnis für digitale Tools und effiziente Arbeitsweisen
• Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise