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meinestadt.de
Über diese Stelle
Schönberg/Holstein
Admin & Assistance, Assistenz
Festanstellung
Über meinestadt.de
Arbeitgeber: Amt Probstei
Einsatzort: 24217 Schönberg/Holstein
Das Amt Probstei ist ländlich geprägt und besteht aus 20 ehrenamtlich verwalteten Gemeinden mit insgesamt nahezu 23.000 Einwohner*innen. Das Amt ist damit die größte Amtsverwaltung im Kreis Plön.
Das Amt betreut außerdem zwei Schulverbände, den Breitbandzweckverband Probstei sowie den Zweckverband am Sandberg.
Die Amtsverwaltung hat ihren Amtssitz in Schönberg. In der Gemeinde Ostseebad Laboe ist ein weiterer Verwaltungsstandort.
Zum 01.01.2027 ist die Stelle
Assistenz (m/w/d) des Amtsdirektors
in Vollzeit unbefristet zu besetzen.
Aufgaben
- Allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben im Vorzimmer des Amtsdirektors
- Planung, Koordination und Organisation von Terminen
- Unterstützung der Amtsleitung I (Amt für zentrale Aufgaben)
- Ansprechpartner*in für die Bürgermeisterinnen und Bürgermeister der amtsangehörigen Gemeinden
- Vor- und Nachbereitung sowie Betreuung von Sitzungen
- Bearbeitung von Angelegenheiten des Satzungsrechts (z. B. Hauptsatzungen, Geschäftsordnungen)
- Pflege und Verwaltung von Daten im Sitzungsprogramm (Session)
- Betreuung und Pflege des Bürger- und Gremieninformationsportals
- Pflege und Aktualisierung der Homepage
- Berechnung von Verwaltungskostenbeiträgen
- Prüfung von Anträgen auf Verleihung von Orden und Ehrenzeichen
- Sitzungsdienst in den Gremien der amtsangehörigen Gemeinden
- Sicherstellung und Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben
Fähigkeiten
- Sie verfügen über:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten
- oder eine vergleichbare, für die genannten Aufgabenbereiche förderliche, Qualifikation
- Berufserfahrung im genannten Aufgabengebiet ist wünschenswert
- Engagiertes, verantwortungsbewusstes und sicheres Auftreten
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein gutes Gespür für Prioritäten
- Freundliches und sicheres Kommunikationsverhalten
- Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise mit hoher Eigeninitiative
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Führerschein der Klasse B sowie Bereitschaft zur Teilnahme an Sitzungen der politischen Gremien auch außerhalb der üblichen Dienstzeiten
- Sicherer Umgang mit den gängigen IT-Verfahren
Standort
Adresse
Schönberg/Holstein