Assistenz der Geschäftsführung/Executive Assistant (all gender) Teilzeit oder Vollzeit · Hybrid · Hamburg

Über Onlogist
Hallo und willkommen bei ONLOGIST

Wir sind ONLOGIST , ein Hamburger Softwareunternehmen und Betreiber der größten SaaS-Plattform für Fahrzeugtransporte in Europa .

Seit unserer Gründung im Jahr 2014 haben über 100 Kunden in acht Ländern mehrere Hunderttausend Fahrzeuge über unsere Plattform überführt. Zu unseren Kunden zählen namhafte Unternehmen aus den Bereichen Autovermietung, Leasing, Auto-Abo, Fahrzeughandel und OEM .

Unser 35-köpfiges Team entwickelt smarte Technologielösungen für die Mobilität der Zukunft. Wir arbeiten mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur, in der Eigeninitiative und Verantwortung großgeschrieben werden.

• Deine Rolle
• Als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und hältst im Hintergrund viele Fäden zusammen.
• Du sorgst dafür, dass Termine, Reisen, Meetings und administrative Themen gut organisiert sind. Gleichzeitig bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern und hilfst dabei, interne Abläufe strukturiert und effizient zu gestalten.
• Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass im Alltag alles rund läuft.
• Deine Aufgaben:
• Unterstützung der Geschäftsführung
• Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und behältst den Überblick über den Kalender
• Du bereitest Meetings, Präsentationen etc. vor und unterstützt bei der internen Abstimmung mit verschiedenen Teams
• Du kümmerst dich um Reisekostenabrechnungen und organisatorische Nachbereitung
• Office- und Organisationsmanagement
• Du koordinierst Dienstleister, Lieferanten und externe Partner
• Du empfängst und betreust Gäste und Kunden im Büro
• Du organisierst Teamlunches, Meetings und kleinere Events
• Du übernimmst das Belegmanagement und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor (Rechnungen, Überweisungen)
• Internationale Zusammenarbeit
• Du unterstützt bei Besuchen internationaler Kunden und Partner
• Du kommunizierst mit Teams und Kontakten in verschiedenen europäischen Ländern (z. B. Spanien oder Frankreich)

• Dein Profil
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office-Management- oder vergleichbaren Rolle
• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Spanisch oder Französisch sind ein Plus
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und organisiert
• Du bist diskret, pragmatisch und packst Dinge gerne selbst an