Executive Assistant (m/w/d)

Securitas ist der größte Anbieter professioneller Sicherheitslösungen weltweit mit 341.000 Mitarbeitenden in 44 Ländern, davon 20.000 in Deutschland. Mit unseren Werten Ehrlichkeit, Aufmerksamkeit und Hilfsbereitschaft haben wir das Ziel, die Welt sicherer zu machen.

Wir suchen eine:n Executive Assistant (m/w/d) für unseren VP Commercial, der/die als strategische Projekt‑ und Managementassistenz agiert und die strukturierte Vorbereitung, Umsetzung und Nachverfolgung kommerzieller Themen und Projekte sicherstellt.

*Vollzeit/ unbefristet
*vorzugsweise in Berlin, andere Standorte sind auch möglich

• Eigenständige operative Projektverantwortung für kommerzielle und vertriebsnahe Projekte, inkl. Budgetplanung, ‑überwachung und ‑controlling sowie Sicherstellung der termingerechten Umsetzung
• Strategisches und operatives Terminmanagement auf Executive‑Ebene inkl. Planung, Priorisierung, Vor‑ und Nachbereitung interner und externer Termine
• Ganzheitliches Reisemanagement (national & international) inkl. Buchung von Flügen, Hotels und Transfers sowie Reisekostenabrechnung gemäß interner Richtlinien
• Inhaltliche Mitwirkung an Entscheidungs‑ und Managementvorlagen für Vorstand und Top‑Management zur Unterstützung fundierter Entscheidungsprozesse
• Organisation, Koordination und inhaltliche Nachbereitung von Meetings, Workshops und Gremiensitzungen auf Executive‑Ebene inkl. strukturierter Maßnahmenverfolgung
• Professionelles Schnittstellenmanagement zwischen VP Commercial, Führungskräften, Fachbereichen und Assistenz‑Teams
• Sicherstellung eines effizienten Office‑ und Informationsmanagements inkl. souveränem Umgang mit vertraulichen Unterlagen und sensiblen Daten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, idealerweise ergänzt durch eine Zusatzqualifikation oder fundierte Praxiserfahrung im Projektmanagement
• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Projektassistenz, Senior Management Assistant oder in einer vergleichbaren Rolle auf Executive‑ oder Vorstandsebene
• Nachweisbare Erfahrung im eigenständigen Projektmanagement, idealerweise mit Bezug zu Commercial‑, Vertriebs‑ oder Business‑Development‑Themen, inkl. Budgetverantwortung
• Fundierte Expertise im strategischen Terminmanagement sowie im ganzheitlichen Reisemanagement
• Erfahrung im Konzern‑ oder internationalen Unternehmensumfeld von Vorteil
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse (insbesondere PowerPoint und Excel) sowie hohe IT‑Affinität
• Strukturierte, diskrete und proaktive Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationsvermögen und hohem Qualitätsanspruch
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift