Bürokaufmann/-frau (Festanstellung, keine Arbeitnehmerüberlassung)

Unser Mandant ist eine Firma im Großraum Hagen, die seit vielen Jahrzehnten sich durch exzellente Produkte und engagierte Mitarbeiter auszeichnet.
Gesucht wird eine Persönlichkeit im Bereich Management Assistenz (m/w/d) für die neu gegründete, hochmoderne, kleine Tochtergesellschaft, die in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung eine zentrale Rolle im organisatorischen und administrativen Aufbau des neuen Unternehmens übernimmt.

• In dieser Funktion unterstützt man bei der Strukturierung und Weiterentwicklung interner Prozesse und sorgt für einen reibungslosen Ablauf im operativen Tagesgeschäft.
• Im Marketing unterstützt man bei der Erstellung von Präsentationen und Videos, wirkt bei Messeauftritten mit und organisiert Werbemittel. Im Personalbereich erstellt und verwaltet man Verträge, unterstützt bei der Personalsuche, pflegt die Corporate Identity und organisiert Team-Events. Im Vertriebsinnendienst arbeitet man an der Angebotskalkulation mit, verfolgt Angebote und Termine nach und übernimmt die Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Kundenterminen einschließlich organisatorischer Aufgaben vor Ort. Zusätzlich gehört das Vertragsmanagement sowie die Erstellung von Vertraulichkeitsvereinbarungen zum Tätigkeitsfeld.
• Ein Bestandteil der Tätigkeit ist auch die Stammdatenpflege. Hierbei erfolgt die Auswahl und Einführung einer geeigneten Business Software, der Aufbau einer zentralen Stammdatenbank sowie die kontinuierliche Pflege aller relevanten Daten. Im Bereich Rechnungswesen erstellt und prüft man Rechnungen und bereitet Daten für die externe Geschäftsberichterstattung durch den Steuerberater auf. Darüber hinaus übernimmt man die Verwaltung von Hardware- und Anlagevermögen sowie die Organisation, Buchung und Abrechnung von Reisen und Fahrzeugen. Auch das Vertragsmanagement, beispielsweise für Leasing-, Miet- oder Softwareverträge, gehört zum Aufgabenbereich.
• Ein weiterer Aufgabenbereich umfasst die Verwaltung von Schutzrechten und Prozessen. Dabei erfolgt die Abstimmung mit Patentanwälten in Deutschland und den USA sowie die Unterstützung bei der Verwaltung von Patenten und Marken. Im Projektmanagement übernimmt man die Terminüberwachung, erstellt Reports und begleitet den Fortschritt laufender Projekte.
• Im Office Management plant und dokumentiert man Teammeetings, erstellt interne Rundschreiben und baut ein zentrales physisches sowie elektronisches Archivsystem auf und verwaltet dieses. Insgesamt übernimmt man eine koordinierende und strukturierende Rolle innerhalb des Unternehmens.

• Vorausgesetzt wird eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Erwartet werden sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse, ein sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools sowie eine ausgeprägte IT-Affinität. Eine strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationsstärke sind erforderlich. Zudem wird Reisebereitschaft, beispielsweise für Kundentermine oder Messebesuche, vorausgesetzt.