Projektassistenz / Technischer Projektkoordinator (m/w/d)

Geschäftsbereiche der SCHILLING GROUP sind ISO 9001 zertifiziert.
Mehr Infos über die gesamte Unternehmensgruppe ist hier zu finden: https://www.schillinggroup.de/ .

• Position ist kein klassisches Backoffice und keine Einstiegsrolle.
• Sie ist zentral für das tägliche Projektgeschäft und bildet als Herzstück der Abteilung den organisatorischen Dreh‑ und Wendepunkt zwischen Projektleitung, Fachbereichen, Nachunternehmen und Verwaltung.
• Projektleiter müssen sich auf diese Rolle blind verlassen können, um sich auf ihre fachlichen Kernaufgaben zu konzentrieren. Genau dafür suchen wir eine erfahrene, souveräne Persönlichkeit.
• Projekt- & Organisationsmanagement
• Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie Erstellung und Pflege von Projektunterlagen
• Operative Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft, insbesondere durch:
• Führung und Nachhaltung von Revisionsprotokollen
• Bestellung von Nachunternehmen
• Strukturierte und nachvollziehbare Projektdokumentation
• Unterstützung im Rechnungswesen, u. a. durch Prüfung, Erstellung und Weiterleitung von Rechnungen
• Mitarbeit bei der Termin-, Daten- und Fristverwaltung
• Schnittstellenrolle & Kommunikation
• Zentrale Ansprechperson für interne Teams, Projektleiter, Dienstleister und externe Partner
• Enge Unterstützung der Fach- und Geschäftsbereichsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Mitdenken ausdrücklich erwünscht
• Eigenständiges Arbeiten mit Überblick und Priorisierung
• Proaktives Erkennen von Engpässen, Risiken und Verbesserungspotenzialen
• Einbringen von Struktur und Klarheit in ein dynamisches Tagesgeschäft

• Das bringst du mitFachlich• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2-3 Jahre relevante Berufserfahrung
• Technisches Grundverständnis sowie Routine im Umgang mit projektbezogenen Unterlagen, Tools und Abläufen
• Erfahrung im Umgang mit Warenwirtschaftssystemen von Vorteil
• Sehr gute MS-365-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint)
• Sichere Kommunikation in deutscher Sprache in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil
• Social Skills
• Persönlich
• Eigenverantwortliche, strukturierte Arbeitsweise mit klarem Prioritätenverständnis
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein für Aufgaben, Termine und Ergebnisse
• Klarer, sachlicher Kommunikationsstil sowie die Fähigkeit, Themen sauber zu adressieren
• Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen - auch herausfordernden - Persönlichkeiten
• Strukturierter und pragmatischer Arbeitsstil mit Blick für Zusammenhänge
• Bereitschaft, Verantwortung über das eigene Aufgabengebiet hinaus zu übernehmenWas uns wichtig ist• Klare Kommunikation und die Fähigkeit, Positionen sachlich zu vertreten - auch bei Gegenwind
• Verlässlichkeit und Teamorientierung im täglichen Projektgeschäft
• Durchsetzungsfähigkeit gepaart mit kooperativem Arbeiten auf Augenhöhe
• Professioneller Umgang mit Konflikten und unterschiedlichen Erwartungshaltungen
• Ausgeprägter Dienstleistungsgedanke gegenüber Projektleitung, internen Teams und externen Partnern
• Strukturierter, pragmatischer Arbeitsstil mit Blick für Prioritäten und Zusammenhänge