Projekt- und Teamassistenz / Office Manager in der Forschung (all genders) – Elternzeitvertretung

Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. 75 Institute entwickeln wegweisende Technologien für unsere Wirtschaft und Gesellschaft – genauer: 32 000 Menschen aus Technik, Wissenschaft, Verwaltung und IT. Sie wissen: Wer zu Fraunhofer kommt, will und kann etwas verändern. Für sich, für uns und die Märkte von heute und morgen.

Am Fraunhofer-Institut für Zelltherapie und Immunologie IZI bündeln wir die Kompetenzen unserer Mitarbeitenden, um den medizinischen Fortschritt voranzutreiben. Dabei richten wir unseren Blick auf die Zell- und Gentherapie, auf Wirk- und Impfstoffe, die Molekular- und Immundiagnostik sowie weitere innovative Themen. Wir sind das berufliche Zuhause von Naturwissenschaftler*innen, Ingenieur*innen, Laborant*innen und Verwaltungskräften, die sich gemeinsam in den Dienst der Gesundheit stellen.

Zur Verstärkung unseres Teams »Extrakorporale Therapiesysteme« am Standort Rostock suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz zur administrativen und organisatorischen Unterstützung unseres wissenschaftlichen Teams. Die Forschenden widmen sich primär der Entwicklung neuer Diagnose- und Behandlungsverfahren im Bereich von Organersatzsystemen, die außerhalb des Körpers eingesetzt werden.

• Du übernimmst die administrative Betreuung des Rostocker Außenstandorts und unterstützt das wissenschaftliche Team im Tagesgeschäft bei verwaltungsseitigen Abläufen.
• Dazu gehört insbesondere die eigenständige Organisation von Einkaufs- und Bestellprozessen einschließlich der zollrechtlichen Abwicklung von Lieferungen.
• Im Bereich Projekt- und Finanzadministration begleitest du Forschungs- und Entwicklungsprojekte, indem du projektgebundene Fördergelder verwaltest, Budgets überwachst und die laufende Mittelbewirtschaftung sicherstellst.
• Darüber hinaus arbeitest du eng mit der Abteilungsleitung zusammen und unterstützt bei strategischen Aufgaben wie der Haushaltsplanung sowie der Personal- bzw. Stellenplanung.
• Eine wichtige Rolle spielst du auch als Schnittstelle: Du koordinierst administrative Prozesse in Abstimmung mit der Institutsverwaltung am Hauptstandort Leipzig sowie mit der Verwaltung der Universitätsmedizin in Rostock.
• Du unterstützt die Personalbetreuung vor Ort und bist eine verlässliche Ansprechperson für organisatorische Themen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder vergleichbar), ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine gleichwertige Qualifikation
• Berufliche Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit, idealerweise in der Projektverwaltung von Einrichtungen des öffentlichen Dienstes bzw. im Hochschul- oder Wissenschaftsbereich
• Routine im Umgang mit den Microsoft-Office-Programmen
• Anwenderkenntnisse in SAP sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung
• Klare, adressatengerechte und sichere Kommunikation auf Deutsch und Englisch – sowohl mündlich als auch schriftlich
• Du schätzt den Kontakt mit Menschen und zeichnest dich durch deine service- und lösungsorientierte Kommunikation sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise aus.