Operations & Design Allrounder_in (m/w/d) – Backoffice, KI & Antragsmanagement

Stellenbeschreibung:Werden Sie Teil eines wachsenden Berliner Teams, das staatliche Förderungen für Personalentwicklung zugänglich macht – für Unternehmen, die in ihre Mitarbeitenden investieren wollen, und für Menschen, die ihre Arbeitszeit nutzen, um sich weiterzuentwickeln.Über unsDie PersoQua AG unterstützt Unternehmen bei der Beantragung von Fördermitteln für Neueinstellungen und Weiterbildungen. Unser kleines Team in Berlin wächst – und sucht zur Verstärkung eine engagierte Persönlichkeit, die unser Backoffice nicht nur am Laufen hält, sondern aktiv weiterentwickelt.

• Posteingang & Telefon: Sie erfassen eingehende Vorgänge zuverlässig am gleichen Tag und weisen sie strukturiert zu.
• Ordnung & Struktur: Sie bauen und pflegen unsere Ablage- und Dokumentationssysteme so, dass diese auch bei wachsendem Team zuverlässig funktionieren.
• Prozessautomatisierung & KI: Sie identifizieren wiederkehrende Aufgaben und automatisieren diese mit modernen Tools wie n8n und KI-Anwendungen.
• Grafikdesign: Sie gestalten Kundenbriefe, Präsentationsvorlagen, Onepager und interne Templates mit professionellem Anspruch.
• Research & Weiterbildungssuche: Sie recherchieren gezielt zu Förderprogrammen, Weiterbildungsangeboten und regulatorischen Anforderungen.
• Antragsmanagement: Sie betreuen kontinuierlich rund 3 eigene Kundenunternehmen bei der Beantragung von Fördermitteln und können Kolleg:innen bei Bedarf vertreten.
• IT-Erstunterstützung: Sie lösen Routineanfragen rund um Tools, Accounts und Software-Setup eigenständig.
• Vertretung Buchhaltung (optional): Bei Abwesenheit unserer Buchhaltung übernehmen Sie einfache Routinetätigkeiten wie Belegzuordnung und Rechnungsstellung.

• Ihr Profil- Wohnsitz im Großraum Berlin, da perspektivisch regelmäßige Präsenz im Berliner Büro gewünscht ist.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, schriftlich auf muttersprachlichem Niveau – Förderanträge und Behördenkorrespondenz erfordern sprachliche Präzision.
• Sicherer Umgang mit dem Computer und gängigen Office-Anwendungen, hohe Affinität zu digitalen Tools.
• Erfahrung oder ausgeprägtes Interesse an KI-Anwendungen wie ChatGPT, Claude oder Perplexity im Arbeitsalltag.
• Erfahrung oder Lernbereitschaft im Bereich Workflow-Automatisierung (z. B. n8n, Make, Zapier).
• Sicherer Umgang mit mindestens einem Grafiktool, gutes Auge für Layout, Typografie und Farbe.
• Ausgeprägter Sinn für Ordnung, Struktur und Dokumentation.
• Hohe Verbindlichkeit, Eigeninitiative und sorgfältige Arbeitsweise.
• Hohe Einsatzbereitschaft und Motivation, in einem dynamischen Wachstumsumfeld mitzugestalten.Was Sie nicht mitbringen müssen: einen bestimmten Abschluss oder Berufsweg. Entscheidend sind Engagement, Sorgfalt und Lernfreude.Anforderungen an den Bewerber: Erweiterte Kenntnisse: Datenverwaltung, Telefondienst, E-Mail-Programm Outlook (MS Office), Sachbearbeitung, Grafikbearbeitung
• Zwingend erforderlich: Terminplanung, -überwachung, Tabellenkalkulation Excel (MS Office), Textverarbeitung Word (MS Office), Büroorganisation, Büromanagement, E-Mail-Kommunikation, -Korrespondenz