Team-Assistent:in (m/w/d)

Rund 100 Kolleg:innen arbeiten in der Helmholtz-Geschäftsstelle daran, die strategische Entwicklung der größten Wissenschaftsorganisation Deutschlands voranzubringen. Gemeinsam schaffen wir die Rahmenbedingungen für exzellente Forschung uns sorgen dafür, dass aus wissenschaftlichen Ideen Lösungen für die zentralen Herausforderungen unserer Zeit werden.

Ob Energie, Gesundheit, Klima oder Technologie: Wir reagieren schnell auf neue Herausforderungen und bringen Wissenschaft, Politik und Gesellschaft zusammen.

Helmholtz steht für 18 Forschungszentren , mehr als 48.000 Mitarbeitende und weltweit einzigartige Forschungsinfrastrukturen. Gemeinsam schaffen wir Wissen, Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Geschäftsstelle am Standort Berlin eine:n

Team-Assistent:in (m/w/d)

• Im Bereich Forschung trägst du dazu bei, die Forschungsagenda der Helmholtz-Gemeinschaft weiterzuentwickeln. Du unterstützt die Bereichsleitung und Forschungsbereichsbeauftragten bei ihren Aufgaben, pflegst ein Netzwerk mit Kolleg:innen in den Zentren und bist in Kontakt mit internationalen Forscher:innen.
• Korrespondieren & Kommunizieren: Selbstständige schriftliche und mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, insbesondere zu Anfragen und Einladungen aus dem In- und Ausland
• Organisieren & Vorbereiten: Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen der Geschäftsstelle einschließlich Terminabstimmungen, Erstellung, Aufbereitung und Gestaltung erforderlicher Sitzungsunterlagen
• Koordinieren & Ausführen: Koordination von Terminen sowie Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Pflegen & Verwalten: Pflege und Aktualisierung der Kontaktdatenbank sowie Sicherstellung einer strukturierten Datenhaltung
• Unterstützen & Sicherstellen: Übernahme allgemeiner Bürotätigkeiten und Unterstützung des reibungslosen Ablaufs des Tagesgeschäfts

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Nachweis über vergleichbare Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) oder vergleichbare Open-Source-Produkten sowie Freude am Erlernen weiterer digitaler Tools
• Selbstbewusste Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Eigenständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise, hohes Verantwortungsbewusstsein sowie Team- und Kooperationsfähigkeit