Assistenz im Bereich Technik, gern Kauffrau:mann Büromanagement / Industriekauffrau:mann

Die Wirtschaftsbetriebe der Stadt Norden GmbH – überraschend vielseitig: Energie – Die Stadtwerke Norden versorgen rund 25.000 Einwohner, zahlreiche Urlauber sowie Gewerbetreibende mit Strom, Gas, Wasser und Wärme. Vergnügen & Freizeit – der Tourismusservice Norden-Norddeich setzt sich mit großem Engagement für unsere attraktive Urlaubsregion ein. Sport & Erholung – der Bäderbetrieb sorgt in Norden und Norddeich für Wellness und Wellen, auch bei Ebbe.

180 Menschen machen bei uns ganz unterschiedliche Dinge – aber nie allein. Werden Sie Teil unseres Teams! Sie sind kaufmännisch versiert und besitzen technisches Verständnis? Sie haben Erfahrung auf administrativer und organisatorischer Ebene? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Im Rahmen einer frühzeitigen Nachbesetzung mit einer geplanten Übergangsphase suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Assistent:in im Bereich Technik – in Teilzeit (25 Stunden/Woche).

• Als Assistenz halten Sie unseren technischen Fachabteilungen den Rücken frei und unterstützen administrativ, kaufmännisch und organisatorisch. Im Fokus steht hierbei die Überführung von bestehenden Prozessen in die digitale Welt:
• In einer aktiven Rolle übernehmen Sie die zentrale Rolle in der Steuerung und Verwaltung der Nachrichteneingänge im technischen Bereich – dabei geben Sie kompetent Auskunft, stellen qualifizierte Fragen oder leiten effizient an ausgewählte Gesprächspartner weiter.
• Organisationsstark planen Sie Termine, bereiten Sitzungen vor und koordinieren die Gästebetreuung und -bewirtung – dank Ihnen fühlen sich alle willkommen und sind zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
• Kaufmännisch begleiten Sie uns bei der Angebotserstellung und Vertragsgestaltung.
• Gewissenhaft bereiten Sie Zahlen, Daten und Statistiken aus den jeweiligen Fachabteilungen auf.
• Sie übernehmen die Datenablage sowie den Aufbau- und die Optimierung der Struktur in den zugehörigen Datenverarbeitungssystemen.
• Zudem unterstützen Sie das Team Arbeitssicherheit, u. a. bei der Aktualisierung von Arbeitsanweisungen und der Optimierung bestehender Arbeitsprozesse im Sinne des TSM (Technisches Sicherheitsmanagement), und halten diese in den Datenverarbeitungssystemen auf aktuellem Stand.
• Regelmäßig übernehmen Sie die notwendigen Aktualisierungen in der Entstördienstanweisung.
• Bei personellen Engpässen springen Sie auch in den Bereichen Störungsannahme und Meldestelle ein.

• Wichtig ist Ihre hohe Affinität zu digitalen Prozessen und zugehörigen Systemen und Ihr großes Interesse daran, sich mit eigenem Know-how einzubringen und es kontinuierlich zu erweitern.
• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie z. B. Kauffrau:mann für Büromanagement oder Industriekauffrau:mann bzw. eine vergleichbare Qualifikation.
• Weiterhin zählen wir auf erste Erfahrung als Assistenz oder in ähnlicher Position im Sekretariat, Office Management, in der Büro- und Projektorganisation oder kaufmännischen Sachbearbeitung, vorzugsweise in einem technischen Umfeld.
• Für Sie ist der sichere Umgang mit MS-Office-Anwendungen selbstverständlich und bildet Ihre tägliche Arbeitsgrundlage – idealerweise haben Sie auch schon mit dem Dokumentenmanagementsystem DMS enaio gearbeitet.
• Selbstständig strukturieren Sie Ihre Aufgaben, die Sie zuverlässig und mit einem hohen Maß an Sorgfältigkeit erledigen.
• Ob am Telefon oder im persönlichen Kontakt – Sie begegnen Ihren Gesprächspartnern kommunikativ und zugewandt und wissen, wann Diskretion gefragt ist.