Mitarbeiter (m/w/d) Veranstaltung und Reisen

ATLAS ist die Servicegesellschaft der Deutschen Vermögensberatung AG (DVAG) und gestaltet zentrale Prozesse, Projekte und Services, die unsere Vermögensberater/-innen sowie ihre Kund/-innen erfolgreich machen. Im Herzen Frankfurts arbeiten wir mit Engagement, Eigenverantwortung und viel Gestaltungsfreiraum daran, die Basis für diesen Erfolg zu sichern – von IT über Organisation bis Kommunikation. Unsere Mitarbeitenden sind dabei der Schlüssel: Wir fördern Eigeninitiative, unterstützen einander und schaffen eine Arbeitsumgebung, in der man mit Neugier und Teamgeist viel bewegen kann.

Mitarbeiter (m/w/d) Veranstaltung und Reisen

• Für die Organisation und Betreuung unserer Schulungs‑ und Wettbewerbsreisen suchen wir eine/n Mitarbeiter/in im Reisemanagement / in der Abteilung Veranstaltungen und Reisen (m/w/d).
• In dieser Position betreuen Sie unsere Reiseteilnehmer/innen, koordinieren Buchungen, pflegen Reisedaten im Online‑Reiseportal und sorgen für einen reibungslosen Ablauf – von der Planung bis zur Abrechnung.
• Die Tätigkeit verbindet Teilnehmerbetreuung, Reiseorganisation, kaufmännische Sachbearbeitung und Projektarbeit.
• Teilnehmerbetreuung & Kommunikation
• Korrespondenz und Beratung der Reiseteilnehmer/innen per Telefon und E‑Mail
• Bearbeitung von Sonder‑ und Umbuchungsanfragen
• Serviceorientierte Kommunikation bei Fragen zum Reiseablauf und zu Reiseunterlagen
• Teilnehmer‑ & Buchungsmanagement
• Eigenständiges Teilnehmermanagement für Schulungs‑ und Wettbewerbsreisen
• (Einbuchungen, Änderungen und Pflege im Buchungssystem)
• Planung und Anlage von Reiseterminen und Hotelkontingenten im Online‑Reiseportal
• Unterjährige Kontrolle und Anpassung der Flug- / Hotelkontingente
• Reiseorganisation & Inhalte
• Inhaltliche Gestaltung von Reiseinformationen und Reiseunterlagen
• Korrespondenz mit Hotels und Dienstleistern in deutscher und englischer Sprache
• Abrechnung & Administration
• Rechnungsprüfung
• Rechnungsstellung an die Reiseteilnehmer/innen
• Pflege und Kontrolle abrechnungsrelevanter Reisedaten
• Prozesse & Projekte
• Mitgestaltung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Prozessabläufe
• Projektarbeit, z. B. im Rahmen der Weiterentwicklung des internen Reiseportals

• Kaufmännischer oder touristischer Hintergrund
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Tourismuskaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Reiseverkehr, im Hotelfach, Büromanagement oder in der Event‑ / Veranstaltungsorganisation.
• Erfahrung im Reisemanagement & Teilnehmer­service
• Berufserfahrung im Reisemanagement, Teilnehmermanagement, Backoffice oder Kundenservice
• Sicherer Umgang mit Buchungs‑ und Verwaltungssystemen
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Hohes Qualitätsbewusstsein und Blick für Details
• Fähigkeit, Kundenwünsche zu verstehen und professionell umzusetzen
• Freundliches, lösungsorientiertes Auftreten, auch in stressigeren Situationen
• Sprach‑ & Kommunikationskompetenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse für die Korrespondenz mit Hotels und Dienstleistern
• Freundliche, serviceorientierte Kommunikation per Telefon und E‑Mail
• Strukturierte & sorgfältige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Organisationsstärke und Zuverlässigkeit
• Sorgfältiger Umgang mit Buchungen, Änderungen und Abrechnungen
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
• Prozess‑ & Digitalaffinität
• Interesse an der Weiterentwicklung interner Prozesse
• Offenheit für digitale Tools, Portale und Systemoptimierungen
• Bereitschaft, sich aktiv in Projektarbeit (z. B. Reiseportal‑Weiterentwicklung) einzubringen